设备巡检系统搭建教程
本文介绍如何在草料后台正式搭建一套设备巡检系统：用现成模板批量生成设备码，设置检查项、防作假、周期任务和异常处理，再打印标签并上线。适合已经了解设备巡检应用方案、准备正式动手搭建的管理员。
开始前，建议准备好三样东西：
- 设备清单：Excel 台账即可，至少包含设备名称、编号和安装位置。
- 现有巡检表：纸质表或 Excel，用来整理检查项。
- 人员分工：谁巡检、多久巡一次、发现异常交给谁处理、谁来验收。
文中以「设备巡检与维保」模板为例，场景是：工厂有 60 台配电箱，电工每天巡检一次，发现异常交给维修班处理。整个过程分三部分：先做好设备码，再加上管理规则，最后试跑、打印并上线。
一、开始搭建前的 3 个关键问题
1. 单个生码，还是批量生码？
| 单个生码 | 批量生码 | |
|---|---|---|
| 适合 | 设备只有几台，或者想先做一个码试试效果 | 同类设备多，比如几十台配电箱，要一起管理 |
| 怎么做 | 一次做一个码 | 先做好一个模板，再导入设备清单，一次生成所有设备的码 |
| 巡检表 | 每个码各自设置 | 所有设备共用一张，改一次，全部设备的码一起更新 |
| 新增设备 | 再做一个码，重新设置一遍 | 在模板里加一行设备信息即可 |
| 在哪里选 | 模板详情页【使用模板生码】→ 生成单个活码 | 模板详情页【使用模板生码】→ 新建模板，批量生码 |
本文按批量生码讲解。单个生码时，巡检表、防作假、周期任务等设置方法相同。
2. 用现成模板，还是从空白开始？
建议用现成模板。常见设备都有对应的巡检模板，巡检表和设备状态已经配好，改成自己的内容即可：
更多设备的模板，见模板库的设备巡检分类。
现成模板和你的设备差别很大、改起来比重做还麻烦时，再从空白开始：后台左侧菜单「批量模板」→ 空白新建。后续设置方法和本文相同。
3. 要做几套模板？
同一套模板生成的设备码，用的是同一张巡检表、同一个巡检频率。所以按下面的原则来分：
- 检查内容不同，分开做。例如配电箱和空压机的检查项不同，各做一套模板。
- 巡检频率不同，分开做。例如配电箱每天检、灭火器每月检，即使在同一个车间也要分开。
- 检查内容和频率都相同，只是编号、位置不同，放在同一套模板里。每台设备的编号、位置在设备信息里区分。
提示：拿不准的时候，先按「一种设备一套模板」来做。
二、做好设备码
第 1 步：从模板库选模板
- 打开模板库的设备巡检分类，找到「设备巡检与维保」，进入模板详情页。
- 点击右侧【使用模板生码】。
- 在弹窗的「新建模板，批量生码」中，点击【修改批量模板】。
设备只有几台的话，选弹窗左侧的「生成单个活码」即可。
打开的页面就是设备码的编辑页：
- 中间：巡检员扫码后看到的页面；
- 左侧：可以往页面里加的内容，比如设备信息、巡检表、设备状态；
- 右侧：标签的样子和【保存模板】按钮。
第 2 到 4 步都在这个页面完成，改完随时点【保存模板】。保存后，可以在后台左侧菜单「批量模板」里找到它。
第 2 步：设置每台设备显示的信息
设备名称、编号、安装位置这类每台设备都不一样的信息，放在页面上的设备信息栏里（编辑页里叫「基础字段」）。这一步只需要定好有哪些信息项，具体内容在第 10 步导入设备清单时一次填好。
- 点击页面上的设备信息栏，对照你的设备台账检查信息项。
- 缺少的项，点「添加文本行」，或在「添加其他类型」中选择类型；用不到的项直接删除。
- 按内容选类型：名称、编号选文本，出厂日期、检验到期日选日期，设备照片选图片，说明书选文件。
更多用法见基础字段使用教程。
第 3 步：设置巡检表
巡检表就是巡检员扫码后要填写的内容。模板里的「巡检记录表-配电箱」可以直接用，照着你现在的巡检表，改成自己的检查项即可。
1. 找到巡检表的修改和设置入口
本步和第 4 到 8 步都要用到这个入口：
- 在页面中间点选放巡检表按钮的区域（编辑页里叫「操作面板」），点击上方的【设置】。
- 在弹窗左侧选中巡检表：
- 点【修改表单】：修改巡检员要填的内容，本步用到。
- 点【设置表单】：打开巡检表的设置页。防作假、周期任务、消息提醒、异常待办、设备状态联动，都在设置页里设置。
注：模板还带了「故障报修记录」「设备保养记录」两张表。只做巡检的话，可以在这个弹窗里先删掉，以后需要再加回来；留着的话，设置方法和巡检表相同。
2. 用「检查项」列出检查内容
点【修改表单】打开巡检表的编辑页。检查项就是一条一条的检查内容，巡检员逐项点「正常」或「异常」，发现异常再补充说明和照片。
点选表里的检查项（没有的话，从左侧「基础组件」中添加「检查项」），在右侧设置：
- 点「批量添加」，把现有巡检表上的检查项复制进来，每行一项。
- 「按钮名称」改成「正常 / 异常」。
- 开启「允许输入图文描述内容」，勾选选择「异常」时描述必填，图片来源只勾「拍照」。这样巡检员选了异常，就必须写说明、拍现场照片。
每项设置的详细说明见检查项组件教程。
3. 按需补充其他内容
| 内容 | 怎么加 | 作用 |
|---|---|---|
| 巡检结果 | 加一个「单选项」，选项为正常、异常，并设为「记录结果」 | 巡检记录里直接显示这次的结论；第 4 步的设备状态、第 8 步的待办也会用到 |
| 读数 | 加一个「数字」 | 记录电流、温度、压力等数值 |
| 现场照片 | 加一个「图片」，上传方式只选拍照 | 证明人到过现场 |
| 签字确认 | 加一个「手写签名」 | 制度要求巡检人签字时使用 |
| 情况说明 | 加一个「多行文本」 | 补充其他情况，可以语音输入 |
提交时间不用单独加，系统会自动记录，而且不能修改。「记录结果」的设置方法见记录结果设置说明。
改完点击右上角【保存表单】。
第 4 步：让设备状态跟着巡检结果变
模板里已经有设备状态（正常 / 异常），扫码就能看到。设置下面的规则后，巡检员提交「异常」，设备状态会自动变成「异常」，不用人手动去改。
- 打开巡检表的设置页（入口见第 3 步），在左侧选择「后续处理 → 变更二维码状态」，添加规则。
- 条件选「满足条件的数据提交时」，设为「巡检结果 为 异常」。也可以按检查项设置：指定的检查项选了「异常」就触发。
- 选择「设备运行状态变更为 异常」，点击【确定】，再点击右上角【保存表单】。
设备修好后，状态怎么变回「正常」：
- 用了第 8 步的异常待办：可以设置成维修人员处理完成后，自动改回「正常」。
- 没用异常待办：再添加一条规则，「巡检结果为正常时，设备运行状态变更为正常」，下次巡检正常就会恢复。
谁能看历史巡检记录：扫码页上默认显示这台设备的历史巡检记录，任何人扫码都能看到。不想让外部人员看到的话，在编辑页点选巡检记录所在的区域（编辑页里叫「动态数据面板」），点击【设置】，把「谁能查看」改为「所有成员」。详见动态数据面板说明。
三、加上管理规则
第 5 步：开启防作假
防作假用来确保巡检员真的到了现场、照片是当场拍的。打开巡检表的设置页，在左侧选择「填写设置 → 防作假」，所有选项都在这一页。
| 选项 | 防止什么情况 | 建议 |
|---|---|---|
| 仅限扫码填表 | 把链接转发出去，或用相册里的二维码图片打开，人不到现场就能填 | 开启 |
| 仅允许拍照上传 | 用相册里的旧照片充数 | 开启 |
| 给照片加水印 | 事后说不清照片是谁、什么时候、在哪里拍的 | 开启，水印带上时间、位置和记录人 |
| 检测翻拍照片 | 对着电脑、手机屏幕上的照片翻拍 | 按需 |
| 现场定位限制 | 人不在设备附近也能打开二维码 | 按需，正式使用前先到现场测试 |
| 检查照片是否合格 | 拍错了设备、照片拍糊了 | 按需 |
| 可信存证 | 记录提交后被人改动 | 系统默认已开启，不用设置 |
建议先开启前三项。「仅允许拍照上传」「给照片加水印」要求巡检表里有照片项，或者检查项开启了图文描述。
注意：开启「仅限扫码填表」后，巡检员不能自己补填过去漏掉的巡检任务，只能由管理员补填。如果需要一线人员自己补填，就不要开启这一项。
展开：检测翻拍、现场定位、照片检查的设置说明
- 检测翻拍照片：有三档可选。「仅标记，允许上传」只在记录里标出疑似翻拍；「提示并建议重拍」会提醒巡检员，但仍可提交；「禁止上传，必须重拍」直接拦截。刚开始用，建议选「提示并建议重拍」。
- 现场定位限制：人不在设定的范围内，就打不开二维码。这一项要在其他页面设置，点击防作假页上的【如何设置】查看方法。室内、地下室等信号弱的位置，定位可能有偏差，正式使用前一定要到现场实测。
- 检查照片是否合格：由 AI 判断照片拍的是不是要求的对象、清不清楚。需要在巡检表编辑页里，给每个照片项写明拍照要求，并开启图片 AI 校验。这项功能目前限时免费，之后会作为高级版功能。
完整说明见防作假设置教程。
第 6 步：把巡检和维修人员加进组织
巡检员不加入组织，也能用微信扫码填写。但以下情况需要把人加进来：
- 巡检员要在手机上看到自己的巡检任务、收到任务提醒（第 7 步）；
- 维修人员要收到异常通知、处理待办（第 8 步）；
- 只允许本单位的人填写巡检表。
1. 添加成员
在管理后台的「成员管理」中添加成员。最快的方式是「微信邀请」：下载邀请二维码发到工作群，同事长按识别即可加入，不需要审核。人多时也可以下载 Excel 模板批量添加。详见成员功能介绍。
注：一线巡检和维修人员作为普通成员加入即可，普通成员免费、不限人数。需要登录电脑后台一起管理的同事，要设为高级成员，高级版及以上支持。
2. 关注服务号
让大家在微信里关注「草料二维码」服务号并绑定账号，否则收不到任务提醒和异常通知。
3. 设置谁能填写
在第 3 步的弹窗右侧，「谁能填写」有三个选项：
- 任何人：谁扫码都能填，适合有临时人员参与巡检的情况。
- 所有成员：只有加入组织的人能填，其他人扫码后不能填写。
- 指定成员：只有选中的人能填，需要高级版及以上。
人员加好后，可以把二维码巡检操作指南发给一线人员。里面有扫码巡检、上报异常、查看任务的说明，也可以下载打印。
第 7 步：设置周期任务
周期任务解决两个问题：到时间自动提醒巡检员去巡检；哪台设备检了、哪台漏了，在手机上一看就知道。免费版可用。
打开巡检表的设置页，在左侧选择「填写设置 → 周期填写任务」，打开开关，按下表设置：
| 设置 | 说明 | 配电箱日检示例 |
|---|---|---|
| 填写频次 | 按日、周、月、年或法定工作日 | 每日 1 次 |
| 填写时间 | 允许提交的时间段。开始前不能提交，结束后提交算「超期完成」 | 08:00 ~ 17:00 |
| 临期倒计时 | 快到结束时间还没完成，手机上会显示倒计时 | 结束前 1 小时 |
| 严重超期时间 | 超过这个时间才完成，算「严重超期完成」；不需要区分轻重可以不设 | 不设置 |
| 提醒设置 | 在任务开始、结束等时间点提醒指定的人 | 开始时提醒巡检员；结束时还没完成，再提醒巡检员和设备主管 |
设置完成后，保存表单。
注意：「提醒对象」也决定了谁能看到这个任务。巡检员没有被加入提醒对象，手机上就看不到任务（管理员除外）。提醒对象可以逐个选人，也可以选巡检员所在的分组。
在哪里看任务（目前只能在手机上看）：
- 巡检员：微信打开草料二维码小程序 → 工作台 → 当前周期填写任务。每天上班看一眼，就知道要去检哪些设备。
- 管理员：工作台 → 表单数据 → 选择巡检表 → 周期视图。可以看到完成率，找出没检和超期的设备。
补填规则、设备停机时怎么处理等，见周期填写任务说明。
第 8 步：设置异常处理
巡检发现异常后，要做到三件事：有人第一时间知道、有人负责修、修完有人确认。按你的管理要求，选一种做法：
| 做法 | 能做到什么 | 适合 |
|---|---|---|
| 消息提醒 | 有人提交异常时，自动在微信上通知指定的人 | 人少，收到通知后当面安排就能处理 |
| 异常待办 | 异常自动变成一条待办任务，派给维修人员限时处理，处理完要上传照片和说明，还可以要求负责人验收 | 要追踪每个问题有没有修好 |
做法一：设置消息提醒
- 打开巡检表的设置页，在左侧选择「提交与通知 → 消息提醒」，新增规则。
- 提醒类型选「满足条件的数据提交时」，条件设为「巡检结果 为 异常」，或者指定的检查项选了「异常」。
- 选择提醒给谁，点击【确定】，再保存表单。
注：免费版和基础版只能提醒超级管理员本人。要提醒维修人员等其他人，需要高级版及以上。接收提醒的人需要关注「草料二维码」服务号并绑定账号。
做法二：设置异常待办
异常待办是正在逐步开放的新功能，免费版可用，使用前需要管理员先打开开关。
1. 打开开关
管理员进入管理后台 → 高级功能 → 实验室 → 异常待办，打开开关。
2. 添加规则
打开巡检表的设置页，在左侧选择「后续处理 → 创建异常待办」，点击【添加规则】，按下表设置：
| 设置项 | 推荐设置 |
|---|---|
| 创建条件 | 选「提交内容符合条件时创建待办」，条件设为巡检结果为异常，或指定的检查项为异常。这样只有异常才会生成待办 |
| 标题 | 点「添加字段」，插入「所在二维码」和「记录结果」，也就是设备名称和巡检结果。维修人员不用点开，就知道是哪台设备、什么问题 |
| 处理人 | 选「交给指定人员处理」，选择维修人员。选整个维修班时，班里任何一人处理即可 |
| 完成要求 | 选「填写完成说明后完成」，要求维修人员拍照、写处理说明 |
| 截止时间 | 从生成待办开始计算，比如 24 小时内完成，超时会标红 |
| 完成后操作 | 开启「通知指定成员」，勾选本次待办的填表人，也就是提交异常的巡检员；开启「更新所在二维码状态」，把设备运行状态改为「正常」 |
设置完点击【确定】，再点击右上角【保存表单】。
设置好后，流程是这样的：巡检员提交异常，设备状态变为「异常」，同时生成待办并通知维修人员；维修人员修好后，拍照、写说明，完成待办；设备状态自动改回「正常」，巡检员收到完成通知。
维修人员在手机上查看待办：草料二维码小程序 → 工作台 → 我的待办。管理员在电脑端管理后台左侧的「待办」菜单查看全部待办，可以筛选、催办和改派。
展开：需要负责人验收时，为维修单开启审批
如果不能让维修人员「填完就算完成」，可以要求填写一张维修单，由负责人审批：
- 在待办规则的「完成要求」中，选择「填写指定表单后完成」，选好用来记录维修结果的表。
- 点击这张表下方的【设置表单】，进入审批设置，开启审批并设置审批人。
- 回到待办规则，看到「审批通过后完成」的提示后，保存规则和表单。
开启后，维修人员提交维修单只会发起审批：审批通过，待办才自动完成；审批不通过，待办保持未完成，维修人员需要修改后重新提交。
多级审批需要高级版及以上。
完整说明见异常待办配置说明。
四、试跑和上线
第 9 步：先生成一个码，走一遍完整流程
不要一次生成全部设备码。先生成一个码试跑，确认所有设置都符合要求，再批量生成、打印，避免标签印好了才发现要改。
- 在编辑页顶部切换到「子码列表」（这套模板生成的所有设备码都在这里），点击【生成子码】，选择「填表单个生子码」，填入一台真实设备的信息。
- 在列表中点击这个码的「预览」，用手机微信扫一扫扫码，按下面的清单逐项检查：
| 检查什么 | 应该看到 | 不对时回到 |
|---|---|---|
| 扫码后的页面 | 设备信息、设备状态、巡检表按钮都显示正确 | 第 2 步 |
| 填写巡检表 | 检查项、照片、签名符合要求；转发链接或从相册识别二维码打开时，不能填写 | 第 3 步、第 5 步 |
| 提交一条「异常」记录 | 设备状态变为「异常」；维修人员收到通知或待办 | 第 4 步、第 8 步 |
| 维修人员完成待办 | 设备状态改回「正常」；巡检员收到完成通知 | 第 8 步 |
| 巡检员查看任务 | 在工作台 → 当前周期填写任务中能看到任务，提交后显示已完成 | 第 6 步、第 7 步 |
全部符合，就说明设置成功了。试跑产生的测试记录，可以在巡检表的「数据统计」页中删除。
第 10 步：批量生成全部设备码
在「子码列表」中点击【生成子码】，选择批量生码的方式：
| 方式 | 适合 |
|---|---|
| 填表单个生子码 | 零散新增一两台设备 |
| 在线表格输入，批量生码 | 几十到几百台设备，从 Excel 台账复制粘贴进来 |
| 上传 Excel，批量生码 | 设备很多，台账已经整理好 |
表格的每一列是一项设备信息，每一行生成一台设备的码。生成后，在列表中抽查几个码的内容是否正确。
展开：上传 Excel 的格式要求，以及按区域自动分类设备码
上传 Excel 的格式要求：
- 只读取第一个工作表；
- 表格中不能有图片、合并单元格和公式；
- 一次最多导入 20000 行、150 列；
- 多选项的多个值，用英文逗号隔开。
设备照片、说明书等图片和文件，可以先在表格对应列中填写文件名，生码后在列表中批量上传，系统会按文件名自动对上。详见上传 Excel 批量生码。
按区域自动分类设备码：设备分布在多个车间、楼栋时，可以在「子码列表」左侧点击「目录规则」，按「所在区域」等设备信息，把设备码自动分到不同的文件夹，方便按区域查找。详见批量设置子码目录。
第 11 步：下载标签、印刷并张贴
1. 设置标签上印什么
在编辑页右侧点击【修改标签样式】，选择标签的版式，设置标签上印哪些信息。建议印上设备名称、编号和安装位置，巡检员不用扫码就能对上设备。
2. 下载标签
在「子码列表」中点击【下载全部标签】；只下载部分设备的标签时，先勾选对应的设备。按打印方式选择下载格式：
| 打印方式 | 下载格式 |
|---|---|
| 普通打印机，打印在 A4 纸或 A4 不干胶上 | A4 排版文件 |
| 标签打印机 | 二维码图片 |
| 送图文店、印刷厂 | PDF 矢量文件 |
| 草料代印刷 | 不用下载，点击【下单印刷】 |
3. 选择材质
A4 不干胶适合室内先用着试试，贴在室外容易褪色、脱落。长期使用的设备标签，按环境选择材质：户外设备选户外专用特种不干胶或不锈钢蚀刻标牌，锅炉、蒸汽管道等高温设备选耐高温特种不干胶或不锈钢。完整的选材建议见标签印刷和落地指南。
不想自己印刷，可以在「子码列表」中勾选设备，点击【下单印刷】，选择尺寸和材质后下单，流程见标签代印刷下单流程。
4. 张贴上线
把标签贴到对应的设备上，贴在巡检员容易扫到、不容易被磨损和遮挡的位置。贴好后，巡检员就可以扫码巡检了。
五、上线后怎么看数据
| 想知道 | 在哪里看 |
|---|---|
| 今天还有哪些设备没巡检 | 手机：草料二维码小程序 → 工作台 → 表单数据 → 巡检表 → 周期视图 |
| 哪些设备现在是异常状态 | 手机：工作台 → 状态看板；电脑：后台工作台的「状态看板」 |
| 异常修好了没有 | 手机：工作台 → 我的待办；电脑：后台左侧的「待办」菜单 |
| 某台设备的历史巡检记录 | 扫设备上的码，在页面上查看巡检记录 |
| 一段时间的巡检明细、异常占比 | 电脑：后台左侧「表单」→ 巡检表 → 数据统计 |
| 每台设备各巡检了几次 | 数据统计中的「二维码统计」，次数为 0 的就是没巡检的设备 |
导出台账：在编辑页顶部切换到「动态数据」，导出时选择「动态数据 + 子码基础字段」。导出的表格里，每条巡检记录都会带上设备编号、位置等信息，适合做月度汇总或迎检材料。
注：巡检数据会长期保存。免费版、基础版和高级版只能导出最近 180 天的数据，旗舰版及以上不限时间。
数据统计的更多用法见表单数据与统计。
六、常见问题
1. 巡检员需要注册账号吗？
不需要注册，巡检员用微信扫码就能填写。但要在手机上看到巡检任务、收到任务提醒，需要加入组织并关注「草料二维码」服务号，方法见第 6 步。
2. 标签贴出去以后，还能改内容吗？
可以。二维码图案不会变，已经贴好的标签不用换。
- 改所有设备都一样的内容，比如巡检表、页面上的说明：修改模板并保存，所有设备的码一起更新。
- 改某台设备的信息：在「子码列表」中打开这个码的预览，点击「修改码内容」；要改的设备多时，用列表上方的【批量修改】。
3. 后面新增了设备怎么办？
在「子码列表」中点击【生成子码】，新增一台用「填表单个生子码」，新增多台用在线表格。新生成的码会自动带上模板里的巡检表、设备状态和各项设置，不需要重新做模板。
4. 同一类设备里，个别设备的检查项不一样怎么办？
- 只差一两项：在检查项中开启「启用无需检查项」，遇到不需要检查的项目，巡检员选「无需检查」即可。
- 差别很大：单独做一套模板，用另一张巡检表。
- 想让同一套模板里的不同设备打开不同的巡检表，也可以做到，方法见给不同设备设置不同的链接或表单。
5. 设备停机检修、节假日不巡检，会被算成漏检吗？
可以提前处理。管理员在手机上进入工作台 → 当前周期填写任务，找到对应任务，点击「批量处理」，把任务设为「无需完成」。可以只对本次生效，也可以在一段时间内生效，设备长期停用时可以设为长期生效。
6. 巡检员忘了巡检，还能补填吗？
可以。扫码后在页面的巡检记录中进入「周期视图」，点击对应任务的「去完成」补填，补填的记录会标为「超期完成」。如果开启了「仅限扫码填表」，巡检员不能自己补填，需要由管理员操作。
7. 还没有完整的设备清单，能先打印标签吗？
可以用「预制活码标签」：先批量打印一批只印编号、还没有内容的标签，由现场人员贴到设备上，再扫码填写设备信息。适合设备多、台账不全的情况，详见预制活码标签使用教程。
