Document Software: Wat is het en wat kan het?
Van Microsoft Word tot SharePoint: begrijp de mogelijkheden
én beperkingen van traditionele document software
Wat is document software?
Document software is een verzamelnaam voor programma’s en systemen waarmee je documenten kunt maken, bewerken, opslaan en organiseren. Het zijn hulpmiddelen die ondersteunen bij handmatige documentbewerking – van het typen van een brief tot het archiveren van contracten.
Kernkenmerk: Bij document software voert de gebruiker de acties uit. Het systeem is een hulpmiddel, geen zelfstandige verwerker.
Document software omvat een breed scala aan toepassingen:
- Tekstverwerkers – Microsoft Word, Google Docs, LibreOffice
- PDF-software – Adobe Acrobat, Foxit, PDF-XChange
- Spreadsheets – Excel, Google Sheets voor gestructureerde data
- Document Management Systemen (DMS) – SharePoint, M-Files, Documentum
- Cloud-opslag – Dropbox, Google Drive, OneDrive
- Scan-software – Software voor het digitaliseren van papieren documenten
Het gemeenschappelijke kenmerk: de gebruiker initieert elke actie. Je typt zelf de tekst, slaat handmatig op, en organiseert documenten in mappen.
De vier categorieën document software
Document software is onder te verdelen in vier hoofdcategorieën, elk met specifieke functionaliteit:
📝 1. Tekstverwerking & Creatie
Software voor het maken en bewerken van tekstdocumenten
- Brieven, rapporten en notities opstellen
- Opmaak en styling van tekst
- Samenwerking met versiegeschiedenis
- Templates voor standaard documenten
Voorbeelden: Microsoft Word, Google Docs, LibreOffice Writer
📄 2. PDF-bewerking & -analyse
Software voor het werken met PDF-documenten
- PDF’s maken, bewerken en samenvoegen
- Formulieren invullen en ondertekenen
- Annotaties en markeringen toevoegen
- Conversie naar andere formaten
Voorbeelden: Adobe Acrobat, Foxit PDF, Nitro Pro
🗄️ 3. Document Management Systemen
Software voor centrale opslag en organisatie
- Gecentraliseerde documentopslag
- Versiebeheer en audit trails
- Toegangsrechten en beveiliging
- Zoeken op bestandsnaam en metadata
Voorbeelden: SharePoint, M-Files, Documentum, OpenText
🤖 4. AI-ondersteunde Document Tools
Moderne software met AI-functionaliteit
- AI-gestuurde tekstgeneratie en -bewerking
- Automatische samenvatting van documenten
- Intelligente zoek- en analysefuncties
- Workflow-integratie binnen documentbeheer
Kenmerken: AI-rapportgeneratie, document samenvatting, workflowbeheer
Document Software vs. Documentautomatisering
Het belangrijkste verschil zit in het proces: document software is een hulpmiddel voor handmatige bewerking, terwijl documentautomatisering technologie is die documenten zelfstandig verwerkt.
| Kenmerk | Document Software | Documentautomatisering |
|---|---|---|
| Focus | Creatie & Opslag (statisch) | Proces & Workflow (dynamisch) |
| Menselijke actie | Hoog – handmatig typen, opslaan, organiseren | Laag – alleen controle en initiatie |
| Snelheid | Afhankelijk van de gebruiker | Zeer snel, milliseconden per document |
| Foutgevoeligheid | Hoger – handmatige invoerfouten | Lager – regels en data-integratie |
| Sjablonen | Handmatig invullen | Automatisch invullen (data-driven) |
| Schaalbaarheid | Lineair met FTE’s | Exponentieel zonder extra personeel |
| Data-extractie | Handmatig kopiëren/plakken | Automatisch met OCR en AI |
| Voorbeelden | Word, SharePoint, Dropbox | EasyData, IDP-platforms, RPA-tools |
💡 Samengevat
Document software (zoals Word) helpt je een document te maken, terwijl documentautomatisering (zoals EasyData) ervoor zorgt dat documenten automatisch worden gegenereerd, verwerkt en gearchiveerd.
Wanneer is document software niet meer voldoende?
Document software is uitstekend geschikt voor veel taken, maar kent duidelijke grenzen. Herken je deze situaties in jouw organisatie?
⚠️ Signalen dat je document software tekortschiet:
⏱️ Tijdrovende handmatige invoer
Medewerkers besteden uren per dag aan het overtikken van gegevens uit documenten naar andere systemen. Data uit facturen, contracten of formulieren wordt handmatig gekopieerd.
❌ Terugkerende invoerfouten
Typefouten, verkeerde bedragen of gemiste velden komen regelmatig voor. Correcties kosten extra tijd en kunnen leiden tot financiële of juridische problemen.
🔍 Onvindbare documenten
Zoeken beperkt zich tot bestandsnamen en metadata. De inhoud van documenten is niet doorzoekbaar, waardoor belangrijke informatie verborgen blijft.
⏳ Stagnerende workflows
Documenten wachten op goedkeuring terwijl collega’s niet weten dat actie vereist is. Geen automatische notificaties of escalaties bij vertragingen.
📊 Geen procesinzicht
Managers missen overzicht over documentstromen. Hoeveel facturen zijn in behandeling? Waar zitten knelpunten? Deze vragen blijven onbeantwoord.
📈 Schaalbaarheid problemen
Bij groei stijgt de administratieve last proportioneel. Meer documenten betekent meer personeel voor dezelfde handmatige taken.
De verborgen kosten van handmatige documentverwerking
*Indicatieve cijfers gebaseerd op industrie-onderzoek. Werkelijke waarden variëren per organisatie en proces.
Veel gestelde vragen over document software
Wat is het verschil tussen document software en een DMS?
Document software is een brede term voor alle programma’s waarmee je documenten maakt en bewerkt (zoals Word). Een DMS (Document Management Systeem) is een specifiek type document software gericht op centrale opslag, versiebeheer en toegangscontrole van documenten binnen een organisatie.
Kan ik document software combineren met automatisering?
Ja, dat is zelfs de aanbevolen aanpak. Documentautomatisering vervangt je bestaande software niet, maar voegt een intelligentielaag toe. Je blijft Word of SharePoint gebruiken, maar repetitieve taken worden geautomatiseerd. EasyData integreert bijvoorbeeld naadloos met bestaande DMS-systemen.
Welke document software is het beste voor mijn organisatie?
Dat hangt af van je behoeften. Voor basisbewerking volstaat Microsoft 365 of Google Workspace. Voor geavanceerd documentbeheer kies je een DMS zoals SharePoint of M-Files. Wanneer je grote volumes documenten verwerkt of data moet extraheren, is documentautomatisering een waardevolle aanvulling.
Is cloud-based document software veilig voor gevoelige documenten?
Moderne cloud-oplossingen bieden sterke beveiliging met encryptie, toegangscontrole en audit logging. Let bij de keuze op: datalocatie (Nederlandse/Europese servers voor AVG-compliance), certificeringen (ISO 27001), en mogelijkheden voor eigen encryptiesleutels.
Wat kost document software gemiddeld?
Prijzen variëren sterk: Microsoft 365 Business start vanaf €10-20 per gebruiker/maand. Enterprise DMS-systemen kosten €20-50+ per gebruiker/maand. De echte kosten zitten echter in handmatige verwerking – organisaties besteden vaak meer aan personeel voor documenttaken dan aan software.
Over de auteur
