Vroeger was het ondertekenen van documenten een hele klus. Je moest een document opmaken, afdrukken, terug inscannen en vervolgens naar het juiste mailadres sturen of manueel op de juiste plek opslaan.
Tegenwoordig kan dit gelukkig volledig digitaal en binnen één naadloze workflow. Met de juiste tools wordt dit proces niet alleen sneller, maar ook veel veiliger en overzichtelijker.
Wij gebruiken bijvoorbeeld Adobe Sign, een oplossing die het ondertekenen van documenten sterk vereenvoudigt.
Serieel en parallel ondertekenen
Tools als Adobe Sign bieden vaak flexibiliteit in hoe documenten worden ondertekend.
Wil je dat mensen in een bepaalde volgorde je document ontvangen ter ondertekenen? Dan kun je kiezen voor seriële ondertekening, waarbij persoon 1 ondertekent, daarna persoon 2, en vervolgens de eventuele volgende ontvanger.
Maar je kunt ook parallel ondertekenen, zodat meerdere mensen tegelijk hun handtekening kunnen zetten zonder op elkaar te wachten. Dit versnelt het proces aanzienlijk, zeker bij documenten die door meerdere partijen tegelijk moeten worden goedgekeurd.
Juridisch geldig en veilig
Een document dat via bijvoorbeeld Adobe Sign wordt ondertekend, is juridisch bindend. Dit komt door de sterke versleuteling en gecertificeerde handtekeningen die het platform gebruikt.
Daarnaast is er altijd een audit trail beschikbaar, waarmee je exact kunt zien wie op welk moment vanaf welk IP-adres het document werd ondertekend. Zo heb je altijd een volledig overzicht, geen discussies en maximale zekerheid.
Workflows en integraties
Naast handtekeningen kan je trouwens ook andere invulvelden zoals naam, adres, of andere tekstvelden toevoegen, die je ontvanger dan optioneel kan invullen of verplicht moet invullen.
Een ander groot voordeel van digitale ondertekening is dat je workflows vaak kunt opslaan als templates. Hierdoor hergebruik je eenvoudig veelgebruikte documenten zonder alles opnieuw in te stellen.
Bovendien integreert Adobe Sign alvast naadloos met andere apps, zoals Microsoft Teams. Zo beheer en bekijk je al je overeenkomsten direct vanuit Teams, zonder steeds van app te hoeven wisselen.
Conclusie
We moeten er geen doekjes om winden: bij FLEXAMIT vinden we digitale handtekeningen een essentie.
Ze besparen tijd en energie, zorgen voor meer overzicht en garanderen hogere veiligheid. Of je nu serieel of parallel laat ondertekenen, of gebruikmaakt van integraties met andere apps: het is een moderne oplossing die je administratie een stuk soepeler laat verlopen.
Met tools zoals Adobe Sign wordt het ondertekenen van documenten niet alleen efficiënter, maar ook eenvoudig en betrouwbaar.
Vragen? Benieuwd naar wat wij kunnen betekenen?
Wij kijken graag mee naar hoe we jouw organisatie nog veiliger en efficiënter kunnen maken.
Wil je hier meer informatie over? Neem dan zeker contact op met onze Account Manager Tom via sales@flexamit.com. Samen kunnen we ervoor zorgen dat jouw organisatie productief en veilig blijft in de digitale wereld.

