Workflow – przepływ informacji w firmie
Sprawny przepływ informacji w firmie to klucz do sukcesu. System V-Desk zapewnia to na wielu płaszczyznach. Począwszy od modułu do sprawnego zarządzania relacjami z klientami (CRM), poprzez przejrzysty intranet ułatwiający komunikację wewnętrzną i moduł do skutecznego zarządzania dokumentacją projektową, a skończywszy na module ISO, który umożliwia nadzorowanie audytów w firmach, które mogą pochwalić się certyfikacją ISO.
Moduły obsługujące przepływ informacji
w V-Desk i V-Desk GA
CRM
V-Desk CRM to cyfrowa baza informacji dostępna z dowolnego miejsca, by sprawniej zarządzać sprzedażą.
ISO
Moduł ISO pozwoli zarządzać dokumentacją, nadzorować audyty i szkolenia w ramach systemu ISO w każdym przedsiębiorstwie, które może pochwalić się certyfikatem.
Dokumentacja Projektowa
Moduł ten zapewnia sprawną komunikację pomiędzy uczestnikami projektu z jednoczesną gwarancją bezpieczeństwa danych.
Intranet
Kompleksowe narzędzie do efektywnej komunikacji w firmie. Usługa oparta o dostęp webowy, ułatwia bezpieczne przekazywanie bieżącej informacji.
Rezerwacje zasobów
Aplikacja daje możliwość zdalnego dysponowania zasobami współdzielonymi w dynamicznie rozwijającej się firmie.
Generator API
Aplikacja umożliwia tworzenie interfejsów API w wersji no-code. Pozwala na wymianę danych pomiędzy V-Deskiem a innymi systemami przedsiębiorstwa.
W 100% polski kapitał i szerokie doświadczenie wdrażania rozwiązań IT. Większa konkurencyjność Twojej firmy, dzięki cyfryzacji.
W jaki sposób rozwiązania V-Desk usprawniają procesy dotyczące workflow w firmie?
Możliwość założenia karty kontrahenta uzupełniając dane z bazy GUS. Integracja z rządową bazą danych pozwala automatyzować tę czynność.
Intranet wspiera wszelkie aktywności służące budowaniu dobrej atmosfery w organizacji jako narzędzie do publikacji pozytywnych wiadomości.
Moduł zarządzania dokumentacją projektową informuje o wprowadzanych zmianach, umożliwia ich śledzenie oraz przechowuje historię.
Procesy workflow w V-Desk to
Monitorowanie procesu sprzedaży na każdym jego kroku
Nowoczesne narzędzie wewnętrznej komunikacji
Skuteczna realizacja projektu bez przestojów, dzięki przypisanym zadaniom
Od zgłoszenia do decyzji
Jak wygląda typowy obieg w V-Desk?
W wielu firmach problem nie leży w braku informacji, tylko w tym, że jest ona rozproszona. Część w mailach, część w plikach, część w głowach. V-Desk porządkuje ten chaos, zamieniając powtarzalne działania w przejrzysty proces. Zgłoszenie może startować z dowolnego poziomu, a system automatycznie kieruje sprawę do właściwej osoby, zgodnie z rolą i uprawnieniami. Na każdym etapie widać status, terminy i osoby odpowiedzialne, co ogranicza przestoje i dopytywanie obecny etap procesu.
W praktyce oznacza to, że proces sprzedaży, zadania projektowe czy wnioski pracownicze są prowadzone w jednym miejscu, z jasnym podziałem ról i odpowiedzialności. Do sprawy można dołączać dokumenty, notatki oraz komentarze, a decyzje i akceptacje nie giną w korespondencji. W razie potrzeby łatwo wrócić do historii i sprawdzić, kto i kiedy wykonał konkretną czynność. Taki model pracy wspiera realizację zadań bez przestojów i ułatwia skalowanie procesów wraz ze wzrostem organizacji.
Jesteśmy zaufanym i rzetelnym partnerem w biznesie.
Ponad 98% naszych klientów współpracuje z nami dłużej niż przez 5 lat.
Mniej ręcznej pracy, więcej spójnych danych
Workflow jest naprawdę skuteczny wtedy, gdy łączy się z danymi, które firma już posiada. V-Desk pozwala automatyzować uzupełnianie informacji (np. danych kontrahenta z bazy GUS), skracając czas obsługi spraw i ograniczając błędy wynikające z ręcznego przepisywania. Tam, gdzie potrzebna jest wymiana danych z innymi aplikacjami, z pomocą może przyjść Generator API w modelu no-code. Umożliwia on tworzenie interfejsów API i wymianę danych pomiędzy V-Deskiem a innymi systemami w firmie, tak aby informacja trafiała dokładnie tam, gdzie jest potrzebna.
Dzięki integracjom możesz budować przepływy, które same się domykają, gdy w systemie źródłowym pojawią się dane, V-Desk uruchamia zadanie, przypisuje je do osoby odpowiedzialnej i dopilnowuje terminu realizacji. To szczególnie przydatne, gdy w procesie uczestniczą różne działy (sprzedaż, księgowość, zakupy czy HR), a informacja musi przejść przez kilka punktów decyzyjnych. Zamiast serii niepowiązanych maili i arkuszy zyskujesz spójny proces, przejrzystą odpowiedzialność i jedno źródło prawdy.
Bezpieczeństwo i kontrola
Szybki przepływ informacji nie może oznaczać kompromisu w zakresie bezpieczeństwa. V-Desk umożliwia pracę w oparciu o role i uprawnienia, dzięki czemu użytkownicy widzą dokładnie to, czego potrzebują do realizacji zadań. Dokumenty i sprawy mają swoje miejsce, a historia zmian oraz decyzji jest rejestrowana, co ułatwia rozliczalność i przygotowanie do audytów. W organizacjach działających w oparciu o standardy ISO takie podejście przekłada się na lepszy nadzór nad dokumentacją, szkoleniami i przeglądami.
Uporządkowany workflow to także lepsze zarządzanie. Stałe statusy, terminy i przypisania pozwalają szybko identyfikować wąskie gardła oraz reagować na opóźnienia. Zamiast gaszenia pożarów masz proces, który można analizować i usprawniać krok po kroku. Jeśli chcesz zacząć bez rewolucji, wdrożenie możesz uruchomić w jednym obszarze, a następnie rozszerzać je o kolejne procesy, zachowując spójne zasady pracy w całej organizacji.
Nasi klienci mówią o V-Desku
SMP Poland
W systemie z łatwością kontrolujemy terminy płatności, weryfikujemy niepożądane błędy, a przede wszystkim odeszliśmy od ręcznej pracy na wielu etapach pracy z fakturą
Przeczytaj case study >
Kia Polska
„Dzięki profesjonalnemu podejściu i pełnym zrozumieniu naszych potrzeb rozwiązanie spełnia nasze oczekiwania. V-Desk jest systemem prostym w obsłudze i funkcjonalnym, ale przede wszystkim usprawnia prace wielu osób i zwiększa efektywność działań w firmie.”
Ariadna SA Fabryka Nici
„Przejście na system cyfrowego obiegu dokumentów wiązało się ze zmianami, które wpłynęły korzystnie na funkcjonowanie i przebieg procesów takich jak obieg faktury, zapotrzebowania, zakupy i wnioski pracownicze. System workflow uruchomiony został dla prowadzenia procesów obiegu faktur kosztowych, których przetwarzanych jest około 500 miesięcznie.
Pozytywna współpraca z firmą Primesoft, której celem była cyfryzacja Spółki Ariadna pozwala nam planować rozbudowę systemu V-Desk o kolejne moduły.”
Beata Karbowniczak, Dyrektor Finansowy
Mitutoyo Polska
Dzięki wykorzystaniu rozwiązania V-Desk możemy skupić się na zadaniach będących istotą naszej działalności, nie tracąc cennego czasu w oczekiwaniu na dokumenty czy ręcznie je rejestrując
Przeczytaj case study >
Bostik
„Skorzystaliśmy ze wsparcia konsultacyjno-analitycznego firmy Primesoft Polska i jako rezultat naszej współpracy w organizacji uruchomiono system elektronicznego obiegu dokumentów V-Desk. Potwierdzamy implementację rozwiązania w obszarach umów, zamówień oraz faktur, jaki i jego integrację z systemem finansowym Exact. We wszystkich obszarach usprawnione zostały procesy akceptacji i obiegu dokumentów, jak i wzmocniona kontrola na każdym etapie.”
Jass Board
„Przejście na cyfrowe obiegi zadań i dokumentów było naszym celem, który mogliśmy zrealizować przy profesjonalnym wsparciu firmy Primesoft.”
Mariusz Lisiecki, Menadżer Systemów Informatycznych
Rotometal
„Wybraliśmy rozwiązanie V-Desk z uwagi na szerokie możliwości dopasowania rozwiązania do naszych indywidualnych procesów, a także na oferowaną elastyczność systemu w przypadku integracji z systemem SAP”
NUXE
„V-Desk GA wprowadził systemowe ujęcie procesów w Nuxe, ograniczając problemy wynikające z manualnej pracy z dokumentami. Odtąd w sposób elektroniczny prowadzimy obieg faktur, a także obsługujemy procesy kadrowe, takie jak wnioskowanie i akceptację urlopów oraz ewidencję obecności pracowników.”
Domost
Doceniamy możliwości platformy V-Desk, jej niezawodność i funkcjonalność, która pozwala nam na oszczędności czasu i zasobów. Zadania takie jak rejestracje dokumentów, czy ich akceptacja zostały zautomatyzowane i obecnie zyskujemy skuteczną kontrolę nad przebiegiem procesu.
Przeczytaj case study >
Grupa Pracuj
„V-Desk to nowoczesne i wydajne rozwiązanie, wyposażone w szereg narzędzi istotnie wpływających na komfort codziennej pracy. Doceniamy elastyczność i skalowalność systemu, dzięki któremu przetwarzanie dokumentów może odbywać się sprawnie i zgodnie z ustalonymi procedurami. Uruchamiając system V-Desk znacząco zredukowaliśmy użycie papierowych dokumentów, a procesowanie i zarządzanie obiegiem faktur i korespondencji w firmie zostało zoptymalizowane.”
Securitas
„W ciągu 11 lat korzystania z V-Desk przekonaliśmy się o elastyczności tego rozwiązania, dlatego zleciliśmy przeprowadzenie modyfikacji pozwalających na zintegrowanie V-Desk z kolejnym systemem w firmie. Potwierdzamy, że prace zostały wykonane na najwyższym poziomie, z zachowaniem wysokich standardów etyki biznesowej oraz ciągłości działania procesów w przedsiębiorstwie.”
EFL Leasing
„Mając na uwadze, że z Primesoft Polska Sp. z o.o współpracujemy z powodzeniem od wielu lat w zakresie rozwoju systemu V-Desk, z przyjemnością rekomendujemy ją jako dostawcę systemów do elektronicznego obiegu dokumentów.”
JMP Flowers
„Obecnie nie tracimy czasu na szukanie faktur, zażegnaliśmy sytuacje kiedy zadania nie były monitorowane, a odpowiedzialność rozmyta. Z Systemem V-Desk zyskujemy płynność procesowania dokumentów.”
Przeczytaj case study >
Lhoist Bukowa
„System workflow od Pimesoft to prosty sposób by zbierać informacje dotyczące jakości, analizować trendy, identyfikować problemy i podejmować działania korygujące. To pozwala na ciągłe doskonalenie procesów i podnoszenie standardów jakościowych.”
Przeczytaj case study >
