recoder, posts by tag: gtd - LiveJournal

За последние пару декад я, как инвалид умственного труда, без внешних средств планирования становлюсь совсем беспомощным. Стоит мне потерять доступ к моим ToDo-спискам и заметкам, как я сразу впадаю в панику, начинаю суетиться, бояться чего-то не успеть, кого-то подвести, забыть что-то важное. Душевное равновесие мне возвращает только взгляд на план жизни, расписанный по пунктам и дням.

Однако с возрастом начинаешь понимать, что планирование - это не только и не столько про то что нужно сделать, а про то чего можно не делать сейчас и про то чего можно не делать вообще.

В моём "идеальном планировщике задач" все задачи будет разбиваться на четыре категории (почти как завещали нам Эйзенхауэр и Кови):

1. То что нужно сделать сегодня, отсортированное по тяжести последствий
2. То чем я захотел сегодня заняться, выбранное из следующего списка ->
3. То что сегодня вообще можно делать, разбитое по каким-то критериям
4. То о чём на сегодняшний деть можно вообще не думать - время не пришло или денег не хватает и.т.д.

Должна получаться иерархия как в байке большие камни, маленькие камни и песок. На самом календарь как hard landscape, как то что дано нам сверху, высечено в граните и не подвластно нашим желаниям. Далее вокруг этого планируется то что "необходимо сделать, иначе беда". А в оставшиеся промежутки можно вписать что-то из бесконечного списка идей, задумок, и прочего.

И вот в последнее время я активно присматриваюсь к планировщикам нового поколения (и кратенько обозреваю их в Фейсбуке в своей группе Taskonomy), которые умеют брать список задач и автоматически распределять их по расписанию дня. Это очень помогает от порывов накидывать по сотне задач на каждый день и последующего разочарования от того что 90% остаются несделанными. Таких планировщиков я уже попробовал несколько и каждый из них по-своему неприятен.

Focuster - простой как железная дорога веб-сервис на Meteor.js, который однако умеет самое базовое - накидать список задач указывая их трудоёмкость и подключить Google Calendar показывающий когда в рабочем расписании есть окна для самостоятельной работы. Сервис расставляет задачи в оригинальном порядке и создаёт на этой основе новый Google Calendar с графиком выполнения этих задач. Просто и наглядно. Сразу видно что за восемь часов рабочего дня ты точно не управишься с сотней задач, даже если не ходить на митинги и не обедать. Хотя вводить в него больше дюжины задач уже становится непрактично.

Второй продукт - намного сложнее мощнее, Skedpal. Он даёт более гибкие средства организации списка задач - с проектами, областями деятельности, тегами, фокус-списком. А кроме того он позволяет задавать карты времени - промежутки времени в которые ты можешь заниматься определёнными видами деятельности, причём можно даже задавать три уровня удобства: зелёный = предпочтительный, жёлтый = может быть, красный = в крайнем случае. Так можно определить что рабочими делами я занимаюсь с 9 до 6 с перерывом на обед, домашними делами занимаюсь после семи вечера или в крайнем случае с шести до восьми утра, творческой работой лучше заниматься с утра пока действует кофеин, и так далее. После этого каждой задаче можно выбрать карту планирования и сервис делает свою магию - раскладывая все задачки так чтобы все граничные условия соблюдались, и расписывая распорядок дел на неделю вперёд. Минусы - корявейший UI в Java-приложении и конская цена за подписку на сервис.

Есть ещё свеженькая Futurenda, которая позволяет просто накидывать задачки в красивом мобильном приложении и следить чтобы дедлайны не профукались. Просто, красиво, и бесполезно. (Можете забесплатно сами попробовать.)

Был ещё покойный Sheldonize, который пилился одним мощным чуваком, который как мне кажется хотел очень правильного и был очень близок к идеалу, но внезапно сломался и удалил все наработки нафик.

Писать самому полный продукт конечно не хочется. Но может быть получится схитрить? Обойтись маленьким питонячьим скриптом, взяв готовый список задач из Remember The Milk, календарь из Google Calendar, а результат выложу куда-нибудь в виде .ical-файла. Осталось самое интересное - как-нибудь задать карту планирования (хоть в YAML'e), отсортировать задачки по срочности (то есть по времени оставшемуся до момента необходимого начала работ), разбиваем всё пространство планирования на кванты по 5-10 минут и начинаем заполнять его кусочками задачи, пытаясь максимизировать целевую функцию. Немного беспокоит то что задача получается NP-полная, но наверное можно будет придумать какие-то оптимизационные эвристики.

А если всё получится - обозвать всё это уникальным AI-планировщиком, сделать стартап, получить стопиццот миллионов инвестиций, и жить happily ever after.

( Read more...Collapse )

Первый звоночек случился где-то с месяц назад: проснувшись с утра я не увидел в списке ни одной из повторяющихся задач, и это совершенно сломало мою дневную рутину. Я сходил на форум поддержки, пожаловался, ответа не дождался, но на следующий день проблема пропала и я успокоился. И напрасно!

В рождественские праздники задачи опять перестали создаваться. Спокойная жизнь закончилась, и наступил постоянный страх упустить чего-то важное (конец года всё-таки). Посмотрев на форум поддержки, где бились в истерике такие же страдальцы, я решил для себя что китайская контора вошла в свою четвертую стадию и оттуда надо срочно валить! Экспорта задач в своём продукте китайцы предусмотрительно не предусмотрели, но думаю что developers tools браузера мне помогут выцепить толстый JSON со всеми задачками.

И теперь вопрос - на какой сервис задач идти? Всякие игрушечные списочки на три пункта "проснуться утром", "купить хлеба", "порадоваться жизни" - сразу идут лесом. Сервис должен быть промышленной мощности - чтобы было всё как в GTD и даже больше: разделы Inbox/Next/Scheduled, контексты, теги, проекты, горизонты планирования, и всё такое. И чтобы клиент под Android обязательно был.

Несмотря на то что уже давно веду группу Taskonomy с мини-обзорами разных сервисов, однозначно выбрать себе новое пристанище всё ещё не могу. Пока что склоняюсь дать ещё один шанс Remember the Milk, которые после редизайна стали очень хороши. Заманчивыми выглядят строго-GTD-шные Nirvana и GTDnext, но у них свои мелкие недостатки. Впрочем, наверное лучше надёжный инструмент с недостатками, чем глюкавый или вообще ничего.

( Read more...Collapse )

В своих долгих попытках более-менее формализовать и смоделировать свою жизнь у меня получилось выделить три главных измерения: время, пространство и дерево целей. Время моделируется календарём. Пространство моделируется гео.картой. Цели и задачи - всякими ToDo-менеджерами. Похоже есть ещё одно, социальное измерение, но я как социофоб его пока игнорирую.

Конечно очень хочется, чтобы был такой один большой ЦУП, где все разнообразные потоки данных можно было свести вместе и разложить на эти взаимосвязанные измерения. Увы, поиски Священного Грааля всё ещё не увенчались успехом, но кое-какие успехи - имеются, и в основном благодаря Гуглу. Временное измерение хорошо вписывается в Google Calendar, а пространственное неплохо визуализируется в Google Maps. Пара дополнительных бонусов - это Gmail Contacts и странноватый Google+ для работы с социальным измерением, и загадочный Google Now, который всё лучше и лучше учится сводить всю эту информацию с пользой для меня. Однако интеграция всяких источников календарных данных в Google Calendar - дело несложное, но муторное - выцеплять из каждого сервиса iCal feed, потом импортировать и следить чтобы ничего не отвалилось.

А намедни довольно случайно я наткнулся на такую штуку как Sunrise Calendar. Это такой календарь-интегратор, который умеет автомагически вытягивать календарные данные из многих сервисов и аккуратно представлять из в виде элегантного календаря. Дополнительный плюс - это интеграция с некоторыми менеджерами задач, так что есть потенциал подвести поближе ещё одно измерение. Увы, мой текущий DoIt.im внешний API почему-то открутил и не хочет ни с кем интегрироваться.

Как положено в наше время - к веб-версии календаря прилагаются и мобильные клиенты. Попробую пожить месячишко-другой с этим чудом. Посмотрю на свои впечатления. И буду держать пальцы скрещенными надеясь что их не купил какой-нибудь очередной корпоративный монстр.

Когда я буду писать свой task manager (все же когда-то начинают писать свой таск-менеджер), я обязательно в него введу умные даты и плавающие приоритеты.

Во-первых, обязательно разведу несколько понятий "Due Date". Как минимум сделаю две даты: дату, с которой можно начинать делать задачу и дату, к которой задача должна быть закончена. А ещё по-хорошему, надо бы разделить жёсткие даты завершения (обычно заданные свыше) и мягкие даты завершения, где превышение сроков неприятно, но не критично.

Во-вторых, сделаю так чтобы приоритет задачи плавно увеличивался по мере приближения её к Due Date (думаю обратно пропорционально оставшемуся времени). В момент точного времени Due Date приоритет уходит в бесконечность - срабатывает напоминание. Просроченные задачи, как и задачи без заданой Due Date - приоритезируем по её возрасту (от даты исполнения или создания).

И обязательно надо в задачу вписывать примерное время на её выполнение, чтобы с первого же взгляда был примерно понятен распорядок дел на день на остаток дня. Ну и чтобы не планировать дел больше, чем их можно сделать в принципе - это убийственно для мотивации.

Эх, когда же я соберусь всё это написать...

В очередной раз убедился в правильности и целостности системы GTD (Getting Things Done). Среди прочего, эта система ведения дел предусматривает регулярные обзоры: ежедневные, еженедельные, ежемесячные и так далее, которые призваны задавать цели более глобальные, нежели еждневный список actionable дел.

И вот как-то так получилось, что обзоры у меня в последнее время удавались только ежедневные - по дороге в метро. Результат же вышел печальный - формальная производительность получалась высокой, а вот пользы от неё было совсем немного. Похоже было на ревущий на холостом ходу двигатель, выжимающий максимум оборотов совсем без толку. А субъективно - чувствовал себя крысой в колесе: вроде бы всё время в делах, а осязаемых результатов оказывается мало.

Теперь - буду стараться заниматься и стратегическим планированием, а то так совсем в тактики скачусь.

В общем - правильно выбранные цели - это главное!

PS. А старик Дэвид ещё один шедевр наваял - "Ready for Anything:52 Productivity Principles for Work and Life". Надо бы почитать, хотя бы в переводе...

Нашёл адекватный инструмент для ведения своих рабочих и личных дел в соответствии с принципами GTD. Это - MonkeyGTD на движке TiddlyWiki (это такая Wiki на JavaScript'e). Лёгкая штука - для работы не нужно ничего кроме браузера (хоть IE, хоть Mozilla/Firefox) и всё вместе хранится в одном толстом HTML файле. Удобно.

Когда начал расписывать проекты по задачам и задачи по контекстам - сразу почувствовал как проясняется в голове. Стало понятнее, что можно начинать делать сразу, что стоит отложить на потом и почему некоторые дела за полгода так и не сдвинулись с мёртвой точки. Практически ничего не изменилось, а на душе - стало спокойнее.

В общем: GTD работает, инструмент - довольно удобный, остаётся только следовать методикам. А пока надо начинать работать над собой - занаяться само-мотивацией.

Part2: на досуге надо будет ещё и на «D³» посмотреть, сравнить...

Part3: оказывается есть Monkey GTD 2.1α. Правда она в IE глючит.

Наконец-то классическая книга Getting Things Done вышла в русском переводе! Те, кто кто уже знаком с GTD - могут пролистнуть этот пост или поискать что-то ещё неизвестное в моих тематических линках или на просторах ЖЖ. А остальные - читают дальше.

Система GTD - это способ упорядочнить свои дела, а и при желании - и всю свою жизнь. Она для тех кто предпочитает стратегию тактике. Система конечно не идеальна (как справедливо замечает xekc), но если вы готовы работать, она поможет вам добиться максимальной эффективности. Не надо только забывать, что выше головы - не прыгнешь, и 101%-ный КПД недостижим. И ещё - она сама не заставит вас что-то делать, поддержанием мотивации занимаются другие системы.

Основные идеи системы в моём понимании таковы: A) вся информация должна храниться в одном месте, но правильно каталогизированой. Вся поступающая информация - записывается в папку Inbox, откуда затем распределяется: задачи идут в списки Actions, просто полезная информация - в каталог Reference, а всё остальное - сразу в мусор. B) голова должна быть свободной от забот, поэтому все мысли надо сразу записывать, а все текущие дела - должны уже быть списками. C) фазы планирования и выполнения задач разделяются. Каждая цель объявляется проектом, после чего последовательно разбивается на подзадачи до тех пор, пока не получится задача, которую можно взять и сделать. Каждой задаче назначается контекст: "у компьютера", "на телефоне", "по дороге на работу" и пр. и анализируется её зависимость от других условий. Если зависимостей нет - задача идёт в папку Next Actions. В результате в тот момент, когда я захочу поработать - я просто заглядываю в эту папку, выбираю задачу подходящую к текущему контексту и начинаю её делать. D) обязательно надо устраивать регулярные обзоры, когда проверяются проекты на появление новых актуальных задач, а поступившая информация сортируется и заносится в систему. Причём обзоры нужны разной глубины: от рутинных до глобальных - на 3-5 лет.

Впрочем, это всё не догмы. Каждый на основе этого строит свою собственную систему, которая хоть и не выдаёт максимальной производительности, но приносит больше удовлетворения её последователям.

В общем, советую попробовать.

Benjamin Thomas в своей заметке «How to be Ultra Productive» приводит шесть простых правил для повышения продуктивности:

1. Выписать всё, что должно быть выполнено
2. Разбить каждую задачу на самые простейшие действия (декомпозиция)
3. Подготовить окружающую обстановку соответственно
4. Начать с самых простых и быстрых задач
5. Ставить себе конкретные задачи: краткосрочные, долгосрочные и средние
6. Одновременно выполнять только одну задачу

Вроде бы тривиальные правила, но если их придерживаться — они творят чудеса!

У меня, как у любителя попланировать, сегодня праздник — товарищи с D*I*Y Planner выпустили новую версию (3.0) печатных форм — для самых разнообразных самодельных календариков, списков, и прочего. А сочетание с print-manager’ом Fine Print позволяет вообще творить чудеса издательского дела!

Пойду сравнивать с карманным календарём и другими печатными штуччками. И ожидать очередного повышения своей продуктивности-эффективности…

Весь мой жизненный опыт, а особенно опыт участия в написании софта привёл меня к интересному выводу:

Простые задачи решаются легко и просто.
Сложные задачи полностью не решаются вообще.

Поэтому единственно верный способ решать [сложные] задачи - это последовательно разбивать сложные задачи на более простые, пока не будет достигнут атомарный уровень простых под-задач. (Ср. с мозговым штурмом - 1,2.)

( Раглагольствования на темуCollapse )

Ключевой момент - как раз понимать, что теряется и что приобретается в процессе декомпозиции и планирования. Потому что первое обычно очевидно, а второе - нет. И получается как в шутке "Никогда нет времени, чтобы сделать правильно, но всегда есть время, чтобы переделать заново". Так что дедуктивное планирование - forever.