recoder, posts by tag: taskonomy - LiveJournal

За последние пару декад я, как инвалид умственного труда, без внешних средств планирования становлюсь совсем беспомощным. Стоит мне потерять доступ к моим ToDo-спискам и заметкам, как я сразу впадаю в панику, начинаю суетиться, бояться чего-то не успеть, кого-то подвести, забыть что-то важное. Душевное равновесие мне возвращает только взгляд на план жизни, расписанный по пунктам и дням.

Однако с возрастом начинаешь понимать, что планирование - это не только и не столько про то что нужно сделать, а про то чего можно не делать сейчас и про то чего можно не делать вообще.

В моём "идеальном планировщике задач" все задачи будет разбиваться на четыре категории (почти как завещали нам Эйзенхауэр и Кови):

1. То что нужно сделать сегодня, отсортированное по тяжести последствий
2. То чем я захотел сегодня заняться, выбранное из следующего списка ->
3. То что сегодня вообще можно делать, разбитое по каким-то критериям
4. То о чём на сегодняшний деть можно вообще не думать - время не пришло или денег не хватает и.т.д.

Должна получаться иерархия как в байке большие камни, маленькие камни и песок. На самом календарь как hard landscape, как то что дано нам сверху, высечено в граните и не подвластно нашим желаниям. Далее вокруг этого планируется то что "необходимо сделать, иначе беда". А в оставшиеся промежутки можно вписать что-то из бесконечного списка идей, задумок, и прочего.

И вот в последнее время я активно присматриваюсь к планировщикам нового поколения (и кратенько обозреваю их в Фейсбуке в своей группе Taskonomy), которые умеют брать список задач и автоматически распределять их по расписанию дня. Это очень помогает от порывов накидывать по сотне задач на каждый день и последующего разочарования от того что 90% остаются несделанными. Таких планировщиков я уже попробовал несколько и каждый из них по-своему неприятен.

Focuster - простой как железная дорога веб-сервис на Meteor.js, который однако умеет самое базовое - накидать список задач указывая их трудоёмкость и подключить Google Calendar показывающий когда в рабочем расписании есть окна для самостоятельной работы. Сервис расставляет задачи в оригинальном порядке и создаёт на этой основе новый Google Calendar с графиком выполнения этих задач. Просто и наглядно. Сразу видно что за восемь часов рабочего дня ты точно не управишься с сотней задач, даже если не ходить на митинги и не обедать. Хотя вводить в него больше дюжины задач уже становится непрактично.

Второй продукт - намного сложнее мощнее, Skedpal. Он даёт более гибкие средства организации списка задач - с проектами, областями деятельности, тегами, фокус-списком. А кроме того он позволяет задавать карты времени - промежутки времени в которые ты можешь заниматься определёнными видами деятельности, причём можно даже задавать три уровня удобства: зелёный = предпочтительный, жёлтый = может быть, красный = в крайнем случае. Так можно определить что рабочими делами я занимаюсь с 9 до 6 с перерывом на обед, домашними делами занимаюсь после семи вечера или в крайнем случае с шести до восьми утра, творческой работой лучше заниматься с утра пока действует кофеин, и так далее. После этого каждой задаче можно выбрать карту планирования и сервис делает свою магию - раскладывая все задачки так чтобы все граничные условия соблюдались, и расписывая распорядок дел на неделю вперёд. Минусы - корявейший UI в Java-приложении и конская цена за подписку на сервис.

Есть ещё свеженькая Futurenda, которая позволяет просто накидывать задачки в красивом мобильном приложении и следить чтобы дедлайны не профукались. Просто, красиво, и бесполезно. (Можете забесплатно сами попробовать.)

Был ещё покойный Sheldonize, который пилился одним мощным чуваком, который как мне кажется хотел очень правильного и был очень близок к идеалу, но внезапно сломался и удалил все наработки нафик.

Писать самому полный продукт конечно не хочется. Но может быть получится схитрить? Обойтись маленьким питонячьим скриптом, взяв готовый список задач из Remember The Milk, календарь из Google Calendar, а результат выложу куда-нибудь в виде .ical-файла. Осталось самое интересное - как-нибудь задать карту планирования (хоть в YAML'e), отсортировать задачки по срочности (то есть по времени оставшемуся до момента необходимого начала работ), разбиваем всё пространство планирования на кванты по 5-10 минут и начинаем заполнять его кусочками задачи, пытаясь максимизировать целевую функцию. Немного беспокоит то что задача получается NP-полная, но наверное можно будет придумать какие-то оптимизационные эвристики.

А если всё получится - обозвать всё это уникальным AI-планировщиком, сделать стартап, получить стопиццот миллионов инвестиций, и жить happily ever after.

Когда я буду писать свой task manager (все же когда-то начинают писать свой таск-менеджер), я обязательно в него введу умные даты и плавающие приоритеты.

Во-первых, обязательно разведу несколько понятий "Due Date". Как минимум сделаю две даты: дату, с которой можно начинать делать задачу и дату, к которой задача должна быть закончена. А ещё по-хорошему, надо бы разделить жёсткие даты завершения (обычно заданные свыше) и мягкие даты завершения, где превышение сроков неприятно, но не критично.

Во-вторых, сделаю так чтобы приоритет задачи плавно увеличивался по мере приближения её к Due Date (думаю обратно пропорционально оставшемуся времени). В момент точного времени Due Date приоритет уходит в бесконечность - срабатывает напоминание. Просроченные задачи, как и задачи без заданой Due Date - приоритезируем по её возрасту (от даты исполнения или создания).

И обязательно надо в задачу вписывать примерное время на её выполнение, чтобы с первого же взгляда был примерно понятен распорядок дел на день на остаток дня. Ну и чтобы не планировать дел больше, чем их можно сделать в принципе - это убийственно для мотивации.

Эх, когда же я соберусь всё это написать...

Benjamin Thomas в своей заметке «How to be Ultra Productive» приводит шесть простых правил для повышения продуктивности:

1. Выписать всё, что должно быть выполнено
2. Разбить каждую задачу на самые простейшие действия (декомпозиция)
3. Подготовить окружающую обстановку соответственно
4. Начать с самых простых и быстрых задач
5. Ставить себе конкретные задачи: краткосрочные, долгосрочные и средние
6. Одновременно выполнять только одну задачу

Вроде бы тривиальные правила, но если их придерживаться — они творят чудеса!