Software de gestión y control de contratistas, proveedores y visitantes

¿Sabe Quién Está Habilitado para operar e ingresar a su Empresa?

NAVA convierte las reglas de su empresa en control operativo: usted define qué debe cumplir cada persona, vehículo o maquinaria que interactúa con su operación, el tercero carga la información, su equipo (o NAVA) la valida y el sistema, en tiempo real, determina quién está habilitado para ingresar y operar.

ARLExamen médicoSOATPólizaInducción SST
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tipos de elementos bajo control

Personas, vehículos y maquinaria

0

formas de resolver un ingreso en portería

Identificación, placa, serial o código QR

0

plazo máximo de validación documental

Con el back office de NAVA

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días de prueba gratuita

En NAVA 360

  • Software colombiano
  • Back office propio
  • Infraestructura AWS
  • Soporte técnico humanizado

El ecosistema

Un Ecosistema de Habilitación y Control Operativo para Terceros, Accesos y Capacitación

NAVA conecta todo el ciclo de habilitación de las personas que interactúan con su operación: identifica, define requisitos, verifica, capacita, autoriza y monitorea.

  1. 01

    ¿Quién es y qué necesita cumplir?

    Registra y relaciona a cada tercero con su empresa, cargo, actividad, vehículo o equipo. NAVA utiliza esta información para determinar qué requisitos aplican según las reglas definidas por la organización.

    NAVA 360
  2. 02

    ¿Qué requisitos debe cumplir?

    La empresa parametriza sus requisitos según el tipo de persona, actividad, contratista o riesgo: documentos, vigencias, capacitaciones y demás condiciones necesarias para su habilitación.

    NAVA 360
  3. 03

    ¿Realmente cumple?

    Los documentos son cargados y procesados por NAVA. La tecnología y la IA ayudan a extraer y verificar información, identificar fechas, inconsistencias y condiciones que requieren atención. El equipo responsable mantiene el control sobre las aprobaciones necesarias.

    NAVA 360
  4. 04

    ¿Está preparada para operar?

    El tercero recibe las capacitaciones o inducciones que corresponden a su actividad. NAVA gestiona asignaciones, contenidos, evaluaciones, asistencia y certificaciones, generando la evidencia necesaria para su habilitación.

    NAVA 360 · NAVA Skills
  5. 05

    ¿Puede ingresar u operar?

    Cuando las condiciones definidas se cumplen, la persona puede ser autorizada para interactuar con la operación. NAVA integra la información de cumplimiento con el control de acceso, permitiendo validar en el punto de ingreso quién está autorizado.

    NAVA 360 · NAVA ID
  6. 06

    ¿Sigue cumpliendo?

    La habilitación no es permanente. NAVA mantiene el seguimiento de vencimientos, capacitaciones, requisitos y condiciones de acceso, generando alertas y trazabilidad para que la organización pueda actuar antes de que aparezca un incumplimiento.

    NAVA

Un Solo Dato al Final del Ciclo

Al final del ciclo hay un solo dato que su operación necesita: apto para ingreso, sí o no. NAVA lo calcula automáticamente a partir del estado de cada documento restrictivo.

ARL — Jhon Ospina Restrictivo de ingreso · vigencia 30 días
Cargado
En revisión
Aprobado
Apto para ingreso

El ciclo de habilitación NAVA

Del requisito al control: NAVA conecta todo el ciclo de habilitación

Su empresa define las condiciones. NAVA las convierte en un proceso digital que identifica, verifica, capacita, habilita y controla a las personas externas que interactúan con su operación.

Desde el registro del tercero hasta su ingreso y permanencia, la información se mantiene conectada, trazable y actualizada.

  1. Identificar

    El tercero se registra y relaciona sus personas, vehículos y equipos con la organización. NAVA utiliza esta información para determinar qué requisitos aplican según su actividad, perfil y condiciones de operación.

    • Autogestión del tercero
    • Personas, vehículos y maquinaria
    • Inscripción de proveedores
    Formulario de registro de proveedor en NAVA, con el asistente de cinco pasos y el bloque de información general diligenciado
    El tercero gestiona su información y la empresa obtiene visibilidad desde el primer momento.
  2. Definir — La Empresa Establece los Requisitos

    Cada organización tiene necesidades diferentes. NAVA permite parametrizar qué requisitos debe cumplir cada empresa, persona, vehículo o equipo según su actividad, vigencia, criterios de aprobación y condiciones de restricción.

    La empresa define los requisitos una sola vez y NAVA los aplica durante todo el proceso.

    • Matriz de requisitos
    • Vigencias y alertas
    • Criterios de aprobación
    Edición de un requisito documental en NAVA: tipo de elemento, tipo de actividad, perfil, frecuencia de vencimiento, días de aviso previo, verificaciones y criterios de contenido
    Los requisitos de la organización se convierten en controles dentro de NAVA.
  3. Verificar — Tecnología e IA para Hacer más Inteligente la Validación

    El tercero carga sus documentos y NAVA organiza la información necesaria para su revisión.

    La plataforma puede utilizar automatización e Inteligencia Artificial para extraer y analizar información documental, identificar datos relevantes, fechas e inconsistencias, o puede hacerlo el equipo de su empresa.

    El responsable de la gestión mantiene el criterio y el control sobre la decisión final de aprobación.

    • Validación documental
    • Automatización
    • Inteligencia Artificial
    Revisión de un documento en NAVA: el archivo a la izquierda, el estado aprobado, los datos del elemento y los criterios verificados a la derecha
    La tecnología reduce el trabajo repetitivo para que el equipo pueda concentrarse en las decisiones que requieren criterio.
  4. Capacitar — La Capacitación Llega a Trabajadores y Terceros

    La habilitación no depende únicamente de documentos.

    NAVA permite gestionar la capacitación de terceros según sus necesidades, actividad o riesgo.

    Con NAVA Skills, la organización asigna las capacitaciones y el trabajador puede recibir los contenidos, interactuar, presentar evaluaciones y obtener su certificación a través de WhatsApp, mientras la empresa mantiene el seguimiento y la evidencia.

    • Capacitación para terceros
    • WhatsApp
    • Certificaciones
  5. Habilitar — Una Persona Cumple las Condiciones. NAVA Convierte ese Cumplimiento en Habilitación

    NAVA consolida la información de requisitos, documentos, capacitación y demás condiciones definidas por la empresa para determinar el estado de cada persona o elemento.

    Así, la organización puede saber:

    • ¿Está habilitado?
    • ¿Qué le falta?
    • ¿Por qué no está habilitado?

    La información deja de estar dispersa y se convierte en una decisión operativa.

    • Estado de cumplimiento
    • Trazabilidad
    • Habilitación
    Tablero de gestión de contratistas de NAVA, con el cumplimiento documental, los documentos por estado, el listado de contratistas y los próximos vencimientos
    Una sola visión para saber quién cumple, quién está pendiente y quién está habilitado.
  6. Controlar — El Cumplimiento Llega hasta el Punto de Acceso

    En portería, NAVA permite consultar por identificación, placa, serial o código QR y verificar el estado de la persona o elemento.

    Cuando las condiciones definidas por la empresa no se cumplen, el sistema puede restringir el acceso según las reglas configuradas.

    Cada excepción o ingreso autorizado queda registrado para mantener la trazabilidad.

    • App móvil
    • QR
    • Validación en tiempo real
    Consulta de control de acceso en NAVA: se digita la identificación y el sistema responde «Acceso permitido: contratista al día» con el estado, la identificación, el nombre, la razón social del tercero y la actividad autorizada
    La información que se valida en NAVA es la misma que permite tomar decisiones en el punto de acceso.
  7. Monitorear — La Habilitación Continúa. El Desempeño También Importa

    La relación con un tercero no termina cuando cumple los requisitos u obtiene autorización para ingresar.

    NAVA permite mantener el seguimiento de las condiciones de habilitación, gestionar vencimientos y capacitaciones, y evaluar periódicamente el desempeño de proveedores y contratistas.

    Así, la empresa obtiene una visión más completa para identificar incumplimientos, oportunidades de mejora y el comportamiento de sus proveedores a lo largo de la relación.

    • Alertas de vencimiento
    • Evaluación de desempeño del proveedor
    • Reportes y trazabilidad
    Informe de estado de terceros en NAVA, con sus filtros y las columnas de cumplimiento por tercero
    Monitoree el cumplimiento y el desempeño de sus proveedores para tomar decisiones con información y trazabilidad.

El ecosistema NAVA

Un ciclo. Tres soluciones. Un mismo control.

NAVA conecta los procesos que necesita para habilitar, capacitar y controlar a las personas que interactúan con su operación. Cada solución puede funcionar de manera independiente o integrarse para acompañar todo el ciclo, desde el cumplimiento de requisitos hasta el control y seguimiento.

La plataforma en pantalla

El Dashboard que Responde por Usted

Cada perfil accede a lo que le corresponde: su equipo consulta el cumplimiento por tercero, el contratista revisa qué documentos le faltan y qué actividades tiene habilitadas, y la portería obtiene una sola respuesta — si la persona puede ingresar o no.

Sectores

Construido para Sectores con Operación Crítica y Alta Rotación de Contratistas

Cada sector exige requisitos documentales distintos y un ritmo de ingreso propio. Una parada de planta no se gestiona como un turno portuario. La matriz de requisitos documentales se configura para cada caso.

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    Energía y Oil & Gas

    Trazabilidad documental por tipo de actividad, control de acceso en portería 24/7, soporte a auditorías de clientes y entes de control, y bloqueo automático ante documentos vencidos del personal contratista en mantenimiento, paradas de operación y servicios técnicos.

    Decreto 1072 de 2015 · Resolución 0312 de 2019 · ARL por clase de riesgo

    Ver el sector
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    Minería

    Personal contratista rotativo en operaciones 24/7, con exigencia documental por clase de riesgo, examen médico ocupacional vigente y capacitaciones específicas. Bloqueo automático de acceso ante documentación vencida.

    Decreto 1072 de 2015 · Resolución 0312 de 2019 · normativa minera aplicable

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    Construcción y Obra Civil

    Homologación de subcontratistas por frente de obra, control de afiliaciones a ARL y EPS, validación de pólizas y trazabilidad documental por proyecto, con requisitos definidos por tipo de actividad.

    Decreto 1072 de 2015 · Resolución 0312 de 2019 · responsabilidad solidaria laboral

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    Industria y Manufactura

    Validación masiva de contratistas de mantenimiento, paradas de operación y servicios técnicos especializados. Requisitos por tipo de actividad, con inducción virtual renovada automáticamente para personal recurrente.

    Decreto 1072 de 2015 · Resolución 0312 de 2019 · ARL por clase de riesgo industrial

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    Logística y Transporte

    Control documental de conductores, vehículos y maquinaria. El concepto de elemento cubre los tres, de modo que un vehículo sin SOAT vigente queda restrictivo de uso igual que una persona sin ARL queda restrictiva de ingreso.

    Decreto 1072 de 2015 · Resolución 0312 de 2019 · documentación vehicular obligatoria

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    Puertos y Operaciones de Alto Flujo

    Control documental de transportadores, operadores logísticos y personal técnico que ingresa a terminales portuarias. Validación previa para que el volumen diario de ingresos no se convierta en un cuello de botella operativo.

    Decreto 1072 de 2015 · Resolución 0312 de 2019 · normativa portuaria aplicable

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    Zonas Francas

    Régimen de control de ingreso propio y alta rotación de terceros. Requisitos generales de ingreso al perímetro definidos por la administración de la zona, con registro de ingreso y salida consultable.

    Decreto 1072 de 2015 · régimen del sector de zonas francas

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    Empresas con Múltiples Sedes

    Una sola matriz de requisitos documentales para toda la compañía. Cada sede y cada proyecto tienen sus responsables, y la dirección consulta el cumplimiento consolidado con la misma regla.

    Decreto 1072 de 2015 · Resolución 0312 de 2019

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Por qué NAVA

Convierte el cumplimiento en control operativo

  1. 01

    Conocimiento Especializado Convertido en Tecnología

    NAVA nace de la experiencia en gestión, cumplimiento, SST y operación de empresas que necesitan controlar personas, terceros y procesos críticos. No construimos tecnología para después buscar qué problema resolver: convertimos problemas reales y recurrentes de nuestros clientes en soluciones digitales.

  2. 02

    Un Solo Ciclo para Gestionar la Habilitación

    NAVA conecta identificación, requisitos, verificación, capacitación, habilitación, acceso y seguimiento en un mismo ecosistema. Así, la información no queda dispersa entre correos, Excel, carpetas y sistemas independientes: cada etapa alimenta la siguiente y mantiene trazabilidad sobre las condiciones de operación.

  3. 03

    Personas, Terceros y Activos bajo Control

    El control no termina en una persona ni en un documento. NAVA permite gestionar las condiciones asociadas a trabajadores, contratistas, proveedores, visitantes, vehículos y maquinaria, según las necesidades de cada operación. El objetivo es conocer qué está habilitado, qué está pendiente y qué requiere atención.

  4. 04

    Inteligencia Artificial Aplicada al Cumplimiento

    NAVA incorpora Inteligencia Artificial para hacer más eficiente la revisión de información y documentación. La tecnología ayuda a identificar datos relevantes, fechas, inconsistencias y posibles incumplimientos, mientras las reglas configuradas por la empresa y el criterio responsable mantienen el control sobre la decisión final.

  5. 05

    Capacitación que Llega a las Personas

    La capacitación también hace parte del control. Con NAVA Skills, trabajadores y terceros pueden recibir contenidos, responder evaluaciones y generar evidencia directamente por WhatsApp. Menos fricción para capacitar y más facilidad para hacer seguimiento y demostrar el cumplimiento.

  6. 06

    Del Cumplimiento al Desempeño del Proveedor

    Cumplir los requisitos es solo el comienzo. NAVA permite hacer seguimiento a las condiciones de habilitación y evaluar el desempeño de proveedores y contratistas, generando información para identificar incumplimientos, oportunidades de mejora y tomar decisiones sobre la relación con terceros.

  7. 07

    Tecnología que Evoluciona con la Operación

    NAVA evoluciona a partir de las necesidades que identificamos en la operación de nuestros clientes. Incorporamos automatización, Inteligencia Artificial, nuevos canales como WhatsApp y nuevas capacidades para que la tecnología se adapte a las personas y no al contrario.

Cumplimiento normativo

Un Mismo Sistema para Cada Marco Normativo que su Empresa Deba Cumplir

La matriz de requisitos documentales no viene con una norma predefinida. Su empresa define qué documentos exigir, a quién, con qué vigencia y quién los aprueba, sirva eso para los requisitos del Decreto 1072 de 2015, para las exigencias HSE de un cliente o un ente de control, o para la debida diligencia de contrapartes que exige su programa de cumplimiento.

  • Seguridad y Salud en el Trabajo — Decreto 1072 de 2015

    Afiliaciones a ARL y EPS, exámenes médicos ocupacionales, capacitaciones por clase de riesgo e inducción configurable como restrictiva de ingreso. Obligaciones del empleador contratante frente al SG-SST de cada tercero que ingresa a su operación.

  • Requisitos HSE de Clientes Operadores

    La matriz de requisitos documentales que sus clientes o los entes de control le exigen a usted, replicada hacia sus propios contratistas. Cada exigencia se traduce en un requisito con vigencia, aprobador y criterio de revisión.

  • SAGRILAFT y Debida Diligencia de Contrapartes

    La debida diligencia de contrapartes que exige el programa es, operativamente, una matriz de requisitos documentales con aprobador y trazabilidad de cada decisión. Configure qué documentos solicitar a cada proveedor, con qué vigencia y quién los aprueba.

    Ver la Guía de SAGRILAFT →
  • Requisitos Contractuales Propios

    Pólizas, certificaciones técnicas, RUT, cámara de comercio y cualquier requisito que su área de compras defina, configurable como documento restrictivo de contrato.

Tecnología y seguridad de la información

Dónde Viven los Datos de sus Terceros

NAVA custodia documentos de identidad, afiliaciones y datos de contacto de cientos de personas que no son empleados de su empresa. Eso impone obligaciones concretas frente a la Ley 1581 de 2012, y así se cumplen.

  • 01

    SaaS 100% web

    Sin instalación ni servidores propios. Acceso desde navegador y desde la app móvil de NAVA.

  • 02

    Infraestructura cloud sobre AWS y data center TIER 3

    Sin servidores propios que su empresa deba administrar.

  • 03

    Control de acceso basado en roles

    Perfiles con permisos granulares por opción de menú; cada usuario accede solo a lo que le corresponde.

  • 04

    Registros de auditoría

    Cada creación y edición queda con responsable y fecha. Las decisiones documentales son trazables.

  • 05

    Ley 1581 de 2012

    Cada tercero y cada visitante acepta explícitamente la política de tratamiento de datos personales antes de cargar información.

Impacto operativo

Lo que cambia cuando el cumplimiento se convierte en control

Gestionar personas y terceros no debería significar perseguir documentos, actualizar matrices y cruzar información manualmente para saber quién puede operar. NAVA conecta personas, requisitos, capacitación, habilitación, acceso y seguimiento en un mismo ciclo, para que su equipo pase de administrar información dispersa a tomar decisiones con información actualizada y trazable.

Los seis problemas que NAVA transforma

  1. 01
    Información dispersa Personas, proveedores, requisitos, capacitaciones, accesos y evaluaciones repartidos en diferentes archivos y canales.
  2. 02
    Procesos manuales Registro, cargue de información, validación, alertas y seguimiento que consumen tiempo y dependen de tareas repetitivas.
  3. 03
    Incertidumbre sobre la habilitación Dificultad para saber rápidamente quién está habilitado, qué cumple, qué está pendiente y por qué.
  4. 04
    Capacitación desconectada Capacitaciones que se gestionan por separado y requieren seguimiento individual para demostrar participación y resultados.
  5. 05
    Acceso separado del cumplimiento El control de ingreso opera de manera independiente a la información de las personas y sus condiciones de habilitación.
  6. 06
    Poco seguimiento después de la habilitación Vencimientos, capacitaciones, cumplimiento y desempeño de proveedores que no siempre se monitorean de manera continua.
Gestión tradicional NAVA
Información distribuida en archivos y diferentes canales Información conectada en un mismo ecosistema
Seguimiento manual de documentos y vencimientos Automatización de tareas y alertas
Dificultad para saber quién está habilitado Estado de habilitación visible y trazable
Capacitación y acceso gestionados por separado Capacitación conectada al seguimiento
Evaluación del proveedor desconectada del cumplimiento Cumplimiento + desempeño del proveedor
Reconstrucción manual de evidencias ante una auditoría Trazabilidad de todo el ciclo de habilitación y control

Planes

Elija las soluciones que su operación necesita

NAVA se adapta a la forma en que opera su empresa. Puede comenzar con una solución y ampliar el ecosistema a medida que sus necesidades crecen. Cada solución puede contratarse de manera independiente o integrarse para conectar todo el ciclo de habilitación y control.

NAVA 360

Habilitación y gestión de terceros

Planes definidos según la cantidad de elementos activos que gestiona. Incluye las capacidades necesarias para registrar, verificar, habilitar y hacer seguimiento a personas, proveedores y contratistas.

Dos modalidades: Basic, para equipos que realizan directamente la validación, y Plus, que incorpora el apoyo del back office de NAVA para la revisión de la documentación por personal de nuestro equipo.

Prueba gratuita de 30 días

NAVA ID

Control de acceso de visitantes

Planes según la cantidad de elementos gestionados. Puede activarse de manera independiente o integrarse con NAVA 360 para conectar la habilitación con el control de acceso.

NAVA Skills

Capacitación por WhatsApp

Planes definidos según el número de personas a capacitar. Todos incluyen gestión de capacitaciones, recordatorios, certificados y seguimiento desde el dashboard.

Comience con la solución que necesita y construya su ecosistema NAVA a medida que crece su operación. Recibirá una propuesta económica personalizada después de la demo, de acuerdo con el alcance y el volumen de su operación.

Ver el Detalle de los Planes →

Preguntas frecuentes

Lo que Más nos Preguntan los Directores de Compras y Líderes SST

¿Es necesario contratar las tres soluciones?

No necesita contratar todo NAVA para empezar. Cada solución funciona de manera independiente y puede integrarlas cuando lo necesite. Comience resolviendo el reto más importante de su operación y amplíe el ecosistema a medida que crecen sus necesidades.

Cada solución resuelve un momento diferente:

  • NAVA 360: cuando necesita gestionar y habilitar terceros.
  • NAVA Skills: cuando necesita capacitar y hacer seguimiento a trabajadores y terceros.
  • NAVA ID: cuando necesita controlar accesos de visitantes.
¿Quién carga la información, mi equipo o el tercero?

El tercero puede autogestionar su información directamente en NAVA. Recibe su acceso, acepta la política de tratamiento de datos y registra las personas, vehículos y maquinaria que correspondan. Para cargas masivas también puede utilizar plantillas. Su equipo deja de perseguir y digitar información para concentrarse en revisar y gestionar excepciones.

¿La validación la hace una persona o Inteligencia Artificial?

NAVA combina tecnología, reglas de negocio e Inteligencia Artificial para hacer más eficiente la verificación. La empresa define los criterios y, cuando se requiere criterio humano, la decisión puede ser revisada y registrada por una persona. También puede contar con el back office de NAVA para apoyar la gestión de validación, según el servicio contratado. Y finalmente puede adquirir un paquete adicional para preaprobaciones con la IA.

¿NAVA puede integrarse con los sistemas de control de acceso que ya tenemos?

NAVA puede operar desde el primer día mediante sus propios mecanismos de consulta y control. La posibilidad de integrarse con sistemas de control de acceso físico existentes se evalúa caso a caso durante el levantamiento técnico, de acuerdo con la tecnología, marca y modelo instalado.

¿Qué pasa si una persona necesita ingresar y no cumple uno de los requisitos?

NAVA permite gestionar excepciones cuando la empresa las autoriza. El ingreso puede registrarse dejando evidencia de quién autorizó, cuándo y bajo qué justificación. Así, la excepción no desaparece del proceso: queda trazada para su posterior consulta y seguimiento.

¿Cuánto cuesta NAVA?

El precio depende de la solución y del alcance de su operación. NAVA 360 y NAVA ID pueden configurarse según el volumen de elementos que gestione, mientras que NAVA Skills se estructura de acuerdo con el número de trabajadores. Después de conocer su operación le entregamos una propuesta económica personalizada.

¿NAVA cumple con la Ley 1581 de 2012 sobre protección de datos personales?

NAVA contempla mecanismos para la gestión del tratamiento de datos personales, incluyendo la aceptación de la política correspondiente y controles de acceso a la información. La plataforma cuenta con perfiles y permisos para administrar el acceso y registra acciones relevantes para mantener trazabilidad. La implementación y configuración deben alinearse con las políticas y obligaciones de protección de datos de cada empresa.

¿Cuánto tiempo toma implementar NAVA?

Depende del alcance de la solución, la cantidad de información que deba configurarse y qué tan definidos estén los procesos y requisitos de su empresa. Durante la implementación se configuran, según corresponda, centros de trabajo, actividades, requisitos, usuarios y demás condiciones de operación. El cronograma se define durante el levantamiento inicial.

Demo

Descubra cómo NAVA puede funcionar en su operación

Conozca NAVA a través de un escenario cercano a su realidad. Le mostraremos cómo puede gestionar requisitos, verificar información, capacitar personas, habilitar terceros, controlar accesos y hacer seguimiento al cumplimiento y al desempeño desde un mismo ecosistema. Al finalizar, identificaremos las soluciones que realmente necesita y el alcance adecuado para su operación.

  • Tecnología desarrollada en Colombia
  • Prueba gratuita de 30 días
  • Infraestructura cloud sobre AWS
  • Protección y gestión de datos personales
  • Soporte técnico humanizado