Messen, analysieren und automatisieren Sie Geschäftsprozesse mit KI.Messen, analysieren und automatisieren Sie Geschäftsprozesse mit KI.
Bei Office Samurai unterstützen wir Unternehmen dabei, ihre Betriebskosten um bis zu 25 % zu senken und die Produktivität um mehr als 50 % zu steigern, indem wir Process Intelligence mit KI-gestützter Automatisierung kombinieren.
Wir haben bereits über 70 Unternehmen in der EMEA-Region und Nordamerika geholfen. Wir bei Office Samurai sind stolz darauf, nicht einfach nur ein weiterer Dienstleister zu sein, sondern ein strategischer Partner für unsere Kunden, der sie auf dem Weg zur digitalen Transformation und Business Excellence begleitet.
Bei Office Samurai wählen wir die richtigen Tools, um unterschiedliche Herausforderungen zu lösen. Unser Ansatz „zuerst verstehen“ bedeutet, dass wir Ihnen zunächst helfen, das Problem zu analysieren und zu verstehen – entweder mit klassischer Prozessanalyse oder mit modernen Process-Intelligence-Tools. Anschließend unterstützen Sie unsere Expertinnen und Experten dabei, eine passende Lösung zu finden und umzusetzen.
Während des KI-Goldrauschs ist es leicht, überzureagieren oder die falsche Richtung einzuschlagen. Mithilfe von Process Intelligence oder unserer Process-Discovery-Methodik können wir Ihre gesamte Organisation schnell analysieren und Bereiche identifizieren, in denen KI einen echten ROI liefern kann.
Hilfe! Ich stehe unter Druck, KI einzuführen!
Während des KI-Goldrauschs ist es leicht, überzureagieren oder die falsche Richtung einzuschlagen. Mithilfe von Process Intelligence oder unserer Process-Discovery-Methodik können wir Ihre gesamte Organisation schnell analysieren und Bereiche identifizieren, in denen KI einen echten ROI liefern kann.
Eine operative Effizienzsteigerung von 10 % oder 15 % erfordert mehr als nur ein Ziel. Dafür muss „verborgene Kapazität“ sichtbar gemacht werden. Wir identifizieren, an welchen Stellen Ihr Team in nicht wertschöpfender Arbeit „feststeckt“. Dank unserer Analyse verstehen Sie, wie groß Ihre Produktivitätslücke ist, wo Potenziale für Verbesserungen oder KI-Automatisierung liegen und welchen ROI diese bringen.
Wir können die Effizienz nicht weiter steigern
Eine operative Effizienzsteigerung von 10 % oder 15 % erfordert mehr als nur ein Ziel. Dafür muss „verborgene Kapazität“ sichtbar gemacht werden. Wir identifizieren, an welchen Stellen Ihr Team in nicht wertschöpfender Arbeit „feststeckt“. Dank unserer Analyse verstehen Sie, wie groß Ihre Produktivitätslücke ist, wo Potenziale für Verbesserungen oder KI-Automatisierung liegen und welchen ROI diese bringen.
Die ersten Schritte sind die teuersten. Ohne Fakten gerät KI-Automatisierung schnell in eine Sackgasse. Wir liefern eine datengestützte Roadmap auf Basis der tatsächlichen Abläufe, identifizieren wertvolle Anwendungsfälle für KI-Automatisierung und berechnen den Business Case, bevor wir Sie beim Aufbau der KI-Lösung oder bei der Implementierung des Automatisierungs-Workflows unterstützen.
Ich weiß nicht, wo ich mit KI anfangen soll
Die ersten Schritte sind die teuersten. Ohne Fakten gerät KI-Automatisierung schnell in eine Sackgasse. Wir liefern eine datengestützte Roadmap auf Basis der tatsächlichen Abläufe, identifizieren wertvolle Anwendungsfälle für KI-Automatisierung und berechnen den Business Case, bevor wir Sie beim Aufbau der KI-Lösung oder bei der Implementierung des Automatisierungs-Workflows unterstützen.
Dafür kann es viele Gründe geben: teure Software oder Tokens, eine falsche KI-Implementierung, hohe Wartungskosten oder eine fehlende Automatisierungsstrategie. Wir helfen Ihnen dabei, die richtige Balance zu finden und anschließend die optimalen KI-Lösungen auszuwählen, um unterschiedliche Herausforderungen in Ihrer Organisation zu lösen.
Unsere KI- und Automatisierungsprojekte erzielen keinen ROI
Dafür kann es viele Gründe geben: teure Software oder Tokens, eine falsche KI-Implementierung, hohe Wartungskosten oder eine fehlende Automatisierungsstrategie. Wir helfen Ihnen dabei, die richtige Balance zu finden und anschließend die optimalen KI-Lösungen auszuwählen, um unterschiedliche Herausforderungen in Ihrer Organisation zu lösen.
Sie haben Glück – wir haben jede Menge davon! Indem wir in Echtzeit analysieren, wie Arbeit tatsächlich erledigt wird, decken wir Verbesserungspotenziale auf, die in Prozesslandkarten nie sichtbar werden. Genau dort verbergen sich die nächsten 10 % bis 20 % Effizienz.
Mir gehen die Ideen für Verbesserungen aus
Sie haben Glück – wir haben jede Menge davon! Indem wir in Echtzeit analysieren, wie Arbeit tatsächlich erledigt wird, decken wir Verbesserungspotenziale auf, die in Prozesslandkarten nie sichtbar werden. Genau dort verbergen sich die nächsten 10 % bis 20 % Effizienz.
Unser Ansatz berücksichtigt die Sicherheitsanforderungen von Unternehmen von Anfang an. Datenzugriff, Governance und Compliance bleiben unter Ihrer Kontrolle – bei voller Transparenz darüber, was erfasst, verarbeitet und automatisiert wird. Unsere Lösungen nutzen H-I-T-L (Human-in-the-Loop), um KI-Modelle angemessen zu steuern und gezielt weiterzuentwickeln.
Ist es für mein Unternehmen sicher, KI einzuführen?
Unser Ansatz berücksichtigt die Sicherheitsanforderungen von Unternehmen von Anfang an. Datenzugriff, Governance und Compliance bleiben unter Ihrer Kontrolle – bei voller Transparenz darüber, was erfasst, verarbeitet und automatisiert wird. Unsere Lösungen nutzen H-I-T-L (Human-in-the-Loop), um KI-Modelle angemessen zu steuern und gezielt weiterzuentwickeln.
Office Samurai hilft Unternehmen dabei, ihre Geschäftsprozesse zuerst zu analysieren, dann zu verstehen und erst danach zu verändern – genau in dieser Reihenfolge. Unsere #NoBullshit-Politik ist ein zentraler Wert: Wir weigern uns, einen fehlerhaften Prozess zu automatisieren, und empfehlen immer die beste Lösung, selbst wenn es nur eine Softwareänderung ist. Wir beraten und begleiten nach bestem Wissen.
Office Samurai arbeitet eng mit ausgewählten Anbietern von Process-Intelligence- und KI-Technologien zusammen. Wir wählen Tools und Methoden auf Grundlage der jeweiligen Herausforderung – nicht nach Anbieterpräferenz.
Unsere Rolle geht über die reine Umsetzung hinaus. Wir agieren als strategischer Partner mit dem Ziel, auf Kundenseite nachhaltige Fähigkeiten aufzubauen – unabhängig vom Ausgangspunkt oder Reifegrad.
Andere setzen Bots und Agenten gerne auch auf fehlerhafte Prozesse an – mehr Implementierungszeit bedeutet mehr abrechenbare Stunden. Wir arbeiten jedoch nach einem anderen Prinzip. Process Intelligence wirkt wie ein MRT für Ihre Abläufe und zeigt genau, wo KI-Automatisierung ROI schafft und wo sie nur Budget verbrennt. Wir sind klein genug, um uns wirklich für Ihr EBITDA zu interessieren, und erfahren genug, um im Enterprise-Umfeld zu arbeiten. Wir stellen sicher, dass Sie:
01.
Ein Partner für den kompletten Service
Wir decken alles ab, was Sie für ein erfolgreiches KI-Automatisierungs- oder Prozessverbesserungsprogramm benötigen. Sie arbeiten mit einem verantwortlichen Team, anstatt mehrere Anbieter koordinieren zu müssen. Das bedeutet weniger Übergaben, weniger Missverständnisse und eine schnellere Umsetzung. Unser Zusammenarbeitsmodell ist flexibel, sodass wir schnell starten und uns an Ihre interne Struktur anpassen können, ohne Sie auszubremsen.
02.
Erweitern Sie Ihre Möglichkeiten mit KI-Automatisierung und Process Intelligence
Automatisierung allein sorgt nur dafür, dass ein schlechter Prozess schneller abläuft. Wir nutzen Process Intelligence, um Ihr Unternehmen datengestützt zu analysieren, noch bevor wir eine einzige Zeile Code schreiben. Indem wir verborgene Ineffizienzen sichtbar machen und Produktivitätslücken quantifizieren, stellen wir sicher, dass Sie nur das automatisieren, was tatsächlich automatisierungswürdig ist.
03.
Arbeiten Sie mit Branchenführern zusammen
Im Gegensatz zu den Big 4 schicken wir keine Juniors, die erst in Ihren Projekten lernen. Sie erhalten Zugang zu erfahrenen „Samurais“ – zertifizierten Expertinnen und Experten sowie UiPath Diamond Partnern, die bereits mehr als 500 erfolgreiche Implementierungen umgesetzt haben. Darüber hinaus arbeiten wir mit führenden Anbietern wie KYP.ai und Soroco zusammen, um fortschrittliche Produktivitätslösungen in Ihr Transformationsprogramm einzubringen.
04.
Erleben Sie radikale Transparenz
Wir meinen es ernst. Unsere #NoBullshit-Politik ist ein zentraler Unternehmenswert, der von allen unseren Mitarbeitenden getragen wird. Wir täuschen keine Kundinnen und Kunden – stattdessen empfehlen wir immer offen die beste Lösung für das jeweilige Problem, selbst wenn das bedeutet, von einer Zusammenarbeit mit uns abzuraten.
05.
Profitieren Sie von Lean-getriebener KI-Automatisierung.
Automatisierung allein behebt keinen fehlerhaften Prozess nicht. Wenn Sie Verschwendung automatisieren, skalieren Sie sie nur. Process Intelligence liefert objektive Daten darüber, wie Arbeit tatsächlich abläuft, wo Wert geschaffen wird und wo Zeit verloren geht. So erkennen Sie, wo KI echten Mehrwert schafft und wo sich die Investition schlicht nicht lohnt.
06.
Gewinnen Sie Kompetenzen und Unabhängigkeit.
Wir glauben nicht an „Vendor Lock-in“. Durch praxisnahe Zusammenarbeit, Schulungen und den Austausch anwendbaren Wissens lernt Ihr Team, KI-Automatisierung eigenständig zu steuern und zu skalieren.
Wir liefern ein End-to-End-Ökosystem für Business Transformation und KI-Automatisierung. Unsere Leistungen können zwar gezielt auf spezifische Anforderungen ausgerichtet werden, ihre größte Wirkung entfalten sie jedoch als integriertes Gesamtprogramm, das „digital waste“ beseitigt und nachhaltige interne Kompetenzen aufbaut. Ein Team, ein Vertrag und volle Verantwortung für Ihre digitale Transformation.
AI Solutions
Von der Analyse bis zu intelligenten Lösungen.
Wir decken die gesamte KI-Reise ab: von datengestützter AI Discovery und Process Intelligence über die Orchestrierung von AI Agents bis hin zu spezialisierten Lösungen für die Dokumenten- und Kommunikationsverarbeitung.
Unser Team entwickelt KI-Systeme sicher und stellt sicher, dass sie in Ihrem Unternehmen zuverlässig funktionieren.
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Automation (RPA)
Skalierbare Ausführung über Ihre Systeme hinweg.
Wir konzipieren und betreiben Automatisierungsumgebungen – vom Aufbau eines CoE und Managed Services bis hin zu Plattform-Support und Migrationen.
Ob SAP-Automatisierung, Lizenzoptimierung oder die Stabilisierung bestehender Automatisierungslandschaften – wir stellen sicher, dass Ihre Automatisierung zuverlässig läuft und messbare Ergebnisse liefert.
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Process Excellence
Sehen Sie die operative Realität.
Verbesserung beginnt damit, zu verstehen, wie Arbeit tatsächlich abläuft. Durch Process Intelligence, Process Discovery und Lean Management decken wir Verzögerungen, Nacharbeit und Ineffizienzen auf, die im Tagesgeschäft verborgen bleiben.
So entsteht eine faktenbasierte Roadmap, mit der Sie entscheiden können, was verbessert, was automatisiert und was eingestellt werden sollte.
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Ausbildung
Die Stärke kommt von innen.
Wir vermitteln Ihren Teams praxisnahe Kompetenzen in den Bereichen KI, Automatisierung und Prozessverbesserung. Analystinnen und Analysten, Führungskräfte sowie technische Teams lernen, Lösungen eigenständig zu steuern, zu skalieren und weiterzuentwickeln.
Das Ziel ist klar: Kompetenzen in Ihrer Organisation aufzubauen – nicht Abhängigkeit von Anbietern.
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Machen Sie den ersten Schritt zur Verbesserung Ihrer Geschäftsprozesse. Geben Sie Ihre E-Mail-Adresse ein – wir kontaktieren Sie innerhalb eines Werktags.
Lesen Sie über Praxisbeispiele, die Automatisierung greifbar statt theoretisch machen. Oder genießen Sie einfach Ihren Morgenkaffee.
2026 AI Automation Playbook
Lesen Sie hier den vollständigen Bericht.
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AI Automation Dojo von Office Samurai
Müde von Prozessen, die so alt sind, dass sie sich noch daran erinnern, als „die Cloud“ nur ein Wetterphänomen war? Der Office-Samurai-Podcast schneidet mitten ins Herz des modernen Geschäftslebens und zeigt, dass KI und Automatisierung nicht nur Schlagworte sind, die dein Chef gern in den Raum wirft. Wir erkunden praktische Wege, wie GenAI, RPA und intelligente Automatisierung Unternehmensprozesse tatsächlich transformieren können.
Müde von Prozessen, die so alt sind, dass sie sich noch daran erinnern, als „die Cloud“ nur ein Wetterphänomen war? Der Office-Samurai-Podcast schneidet mitten ins Herz des modernen Geschäftslebens und zeigt, dass KI und Automatisierung nicht nur Schlagworte sind, die dein Chef gern in den Raum wirft. Wir erkunden praktische Wege, wie GenAI, RPA und intelligente Automatisierung Unternehmensprozesse tatsächlich transformieren können.
SpeedRun Bot Challenge: Wie InPost und Office Samurai die Automatisierung in nur 24 Stunden mit UiPath gemeistert haben
Was als Scherz auf einer Konferenz begann, wurde zu einem wegweisenden Automatisierungsexperiment. InPost, ein Vorreiter der modernen Logistik, tat sich mit Office Samurai zusammen, um eine mutige 24-Stunden-Challenge anzugehen: einen produktionsreifen Roboter zu entwickeln, der einen komplexen Prozess mit unstrukturierten Eingaben und gescannten Dokumenten bewältigt.
Das gemischte Team aus Entwicklern und Fachexperten setzte dabei auf UiPath Document Understanding und Generative AI (ChatGPT) zur Datenerfassung und unscharfen Abgleichlogik (Fuzzy Matching). Trotz der Komplexität liefen zehn reale Testfälle fehlerfrei durch.
Die entstandene Lösung läuft bis heute effizient weiter – sie hat bereits 13.875 Fälle verarbeitet und spart monatlich rund 1,3 Vollzeitäquivalente (FTE) ein.
Was als Scherz auf einer Konferenz begann, wurde zu einem wegweisenden Automatisierungsexperiment. InPost, ein Vorreiter der modernen Logistik, tat sich mit Office Samurai zusammen, um eine mutige 24-Stunden-Challenge anzugehen: einen produktionsreifen Roboter zu entwickeln, der einen komplexen Prozess mit unstrukturierten Eingaben und gescannten Dokumenten bewältigt.
Das gemischte Team aus Entwicklern und Fachexperten setzte dabei auf UiPath Document Understanding und Generative AI (ChatGPT) zur Datenerfassung und unscharfen Abgleichlogik (Fuzzy Matching). Trotz der Komplexität liefen zehn reale Testfälle fehlerfrei durch.
Die entstandene Lösung läuft bis heute effizient weiter – sie hat bereits 13.875 Fälle verarbeitet und spart monatlich rund 1,3 Vollzeitäquivalente (FTE) ein.
Sappi: 132 Automatisierungen und 13.000 eingesparte Stunden in der Logistik
Sappi, ein weltweit führender Anbieter von Alltagsmaterialien auf der Grundlage von holzbasierten erneuerbaren Ressourcen, identifizierte zahlreiche sich wiederholende Aufgaben in seinen europäischen Abteilungen.
Unter Nutzung der UiPath-Technologie und mit Unterstützung von Office Samurai implementierte das Unternehmen erfolgreich 132 Automatisierungen. Ihr Vorzeigeprojekt, Gutenberg, setzt Document Understanding ein, um jährlich rund 12.000 Buchungsbestätigungen von Frachtführern zu verarbeiten. Dieser Prozess, der manuell fast 2.000 Stunden pro Jahr beanspruchte, erfordert nun nur noch in 20 % der Fälle menschliches Eingreifen und demonstriert damit eine hohe Effizienz. Insgesamt hat Sappi allein in der europäischen Region im vergangenen Jahr etwa 13.000 Stunden eingespart.
Sappi, ein weltweit führender Anbieter von Alltagsmaterialien auf der Grundlage von holzbasierten erneuerbaren Ressourcen, identifizierte zahlreiche sich wiederholende Aufgaben in seinen europäischen Abteilungen.
Unter Nutzung der UiPath-Technologie und mit Unterstützung von Office Samurai implementierte das Unternehmen erfolgreich 132 Automatisierungen. Ihr Vorzeigeprojekt, Gutenberg, setzt Document Understanding ein, um jährlich rund 12.000 Buchungsbestätigungen von Frachtführern zu verarbeiten. Dieser Prozess, der manuell fast 2.000 Stunden pro Jahr beanspruchte, erfordert nun nur noch in 20 % der Fälle menschliches Eingreifen und demonstriert damit eine hohe Effizienz. Insgesamt hat Sappi allein in der europäischen Region im vergangenen Jahr etwa 13.000 Stunden eingespart.
Document Understanding revolutioniert die Logistikprozesse bei E/D/E
E/D/E, ein familiengeführtes Unternehmen mit 90-jähriger Geschichte, das jährlich Einkäufe im Wert von 9,3 Milliarden Euro unterstützt, stand vor großen Herausforderungen aufgrund veralteter IT-Systeme und langjähriger Unternehmensstrukturen.
Finanzleiter Holger Gerlach (Teamleiter im Finanzbereich bei E/D/E) arbeitete mit Office Samurai zusammen, um die Validierung von Umsatzsteuer-IDs zu automatisieren – und reduzierte so den monatlichen Aufwand von sechs Stunden auf nur noch 50 Minuten. Gleichzeitig konnten 500 € an Buchhaltungskosten eingespart werden.
Der größte kommerzielle Erfolg wurde durch den Einsatz von Document Understanding erzielt: Diese Technologie ermöglichte die Verarbeitung von 700 unterschiedlichen Dokumentenformaten von Lieferanten im Zentrallager – ein entscheidender Faktor für die Abwicklung von 6.300 täglichen Lieferungen.
Dieses strategische Automatisierungsprojekt sicherte zudem einen lukrativen Factoring-Vertrag, indem 20.000 Debitoren in nur dreieinhalb Wochen geprüft wurden.
E/D/E, ein familiengeführtes Unternehmen mit 90-jähriger Geschichte, das jährlich Einkäufe im Wert von 9,3 Milliarden Euro unterstützt, stand vor großen Herausforderungen aufgrund veralteter IT-Systeme und langjähriger Unternehmensstrukturen.
Finanzleiter Holger Gerlach (Teamleiter im Finanzbereich bei E/D/E) arbeitete mit Office Samurai zusammen, um die Validierung von Umsatzsteuer-IDs zu automatisieren – und reduzierte so den monatlichen Aufwand von sechs Stunden auf nur noch 50 Minuten. Gleichzeitig konnten 500 € an Buchhaltungskosten eingespart werden.
Der größte kommerzielle Erfolg wurde durch den Einsatz von Document Understanding erzielt: Diese Technologie ermöglichte die Verarbeitung von 700 unterschiedlichen Dokumentenformaten von Lieferanten im Zentrallager – ein entscheidender Faktor für die Abwicklung von 6.300 täglichen Lieferungen.
Dieses strategische Automatisierungsprojekt sicherte zudem einen lukrativen Factoring-Vertrag, indem 20.000 Debitoren in nur dreieinhalb Wochen geprüft wurden.
