Häufig gestellte Fragen
Allgemein
Das urvent Crew Portal ist ein cloudbasiertes Personalplanungssystem für Veranstaltungen aller Art. Es unterstützt dich dabei, den gesamten Prozess der Personalplanung effizient und digital zu gestalten – von der Ausschreibung offener Schichten über die Bewerberverwaltung bis hin zur Einsatzplanung und Nachweisprüfung.
Dazu kommen ein flexibles Rollen- und Rechtesystem, ein integriertes Check-In/Out-Verfahren, Ressourcenverwaltung sowie Catering- und Inventarplanung. So steuerst und überwachst du den kompletten Ablauf zentral.
Durch Automatisierung und Transparenz reduzierst du Aufwand und Fehlerquellen und verbesserst die Team-Zusammenarbeit – vom Stadtfest bis zum Musikfestival.
Dazu kommen ein flexibles Rollen- und Rechtesystem, ein integriertes Check-In/Out-Verfahren, Ressourcenverwaltung sowie Catering- und Inventarplanung. So steuerst und überwachst du den kompletten Ablauf zentral.
Durch Automatisierung und Transparenz reduzierst du Aufwand und Fehlerquellen und verbesserst die Team-Zusammenarbeit – vom Stadtfest bis zum Musikfestival.
Das urvent Crew Portal ist speziell für Events entwickelt. Statt "One-size-fits-all" bekommst du Funktionen für die Eventpraxis: flexible Schichtplanung, Check-In/Out, Nachweisprüfung sowie Catering- und Inventarplanung – nahtlos verzahnt und über den gesamten Prozess hinweg.
Besonders wichtig: Benutzerfreundlichkeit. Du und dein Team könnt damit intuitiv arbeiten – ortsunabhängig dank Cloud.
Kurz: eine spezialisierte Lösung, die dir hilft, Aufwand zu senken, Effizienz zu steigern und Events reibungslos durchzuführen.
Besonders wichtig: Benutzerfreundlichkeit. Du und dein Team könnt damit intuitiv arbeiten – ortsunabhängig dank Cloud.
Kurz: eine spezialisierte Lösung, die dir hilft, Aufwand zu senken, Effizienz zu steigern und Events reibungslos durchzuführen.
Du kannst offene Schichten ausschreiben, Bewerbungen verwalten, Einsatzpläne erstellen und den Check-In/Out-Prozess digitalisieren – von der Planung bis zur Durchführung zentral gesteuert.
Zusätzlich gibt es Module für Nachweise, Catering, Inventar sowie umfangreiche Reports & Auswertungen – für präzise Planung und bessere Entscheidungen.
Zusätzlich gibt es Module für Nachweise, Catering, Inventar sowie umfangreiche Reports & Auswertungen – für präzise Planung und bessere Entscheidungen.
Von klein bis groß: urvent skaliert für kleine Veranstaltungen mit wenigen Dutzend Helfenden bis zu großen Events mit mehreren Hundert Teilnehmenden. Die flexible Struktur passt sich deinem Bedarf an.
Ja. Für gemeinnützige Organisationen und Vereine bieten wir spezielle Konditionen an. Unser Ziel: effiziente, digitale Personalplanung – unabhängig von Größe oder Budget.
Nein. Die Software ist vollständig cloudbasiert und benötigt keine lokale Installation.
Du greifst einfach über einen aktuellen Browser zu – auf fast jedem internetfähigen Gerät, unabhängig vom Betriebssystem. Updates, Backups und Sicherheit erfolgen zentral und automatisch.
Den Personalscan zur Schichtanmeldung kannst du flexibel durchführen: mit Android/iOS (Kamera & QR-Code-Scanner) oder am Computer per Webcam.
Optional kannst du ganz auf den physischen Scan verzichten. Dann erfolgt An- und Abmeldung automatisch anhand der Einsatzzeit. Das lässt sich pro Rolle/Funktion individuell festlegen.
Du greifst einfach über einen aktuellen Browser zu – auf fast jedem internetfähigen Gerät, unabhängig vom Betriebssystem. Updates, Backups und Sicherheit erfolgen zentral und automatisch.
Den Personalscan zur Schichtanmeldung kannst du flexibel durchführen: mit Android/iOS (Kamera & QR-Code-Scanner) oder am Computer per Webcam.
Optional kannst du ganz auf den physischen Scan verzichten. Dann erfolgt An- und Abmeldung automatisch anhand der Einsatzzeit. Das lässt sich pro Rolle/Funktion individuell festlegen.
Funktionen & Nutzung
Ja, du kannst innerhalb einer Veranstaltung mehrere unterschiedliche Rollen übernehmen – auch an verschiedenen Tagen.
Beispielsweise kannst du an einem Tag als Sanitätshelfer:in tätig sein und an einem anderen Tag im Ausschank unterstützen. Die zeitliche Planung ist dabei vollkommen flexibel und lässt sich rollenspezifisch gestalten.
Das System prüft automatisch mögliche Überschneidungen zwischen Schichten, Einsätzen und Rollen. So wird sichergestellt, dass du zu einem bestimmten Zeitpunkt nur eine Aufgabe gleichzeitig ausübst. Konflikte durch parallele Schichteinteilungen werden verhindert – für eine zuverlässigere, fehlerärmere Einsatzplanung.
Beispielsweise kannst du an einem Tag als Sanitätshelfer:in tätig sein und an einem anderen Tag im Ausschank unterstützen. Die zeitliche Planung ist dabei vollkommen flexibel und lässt sich rollenspezifisch gestalten.
Das System prüft automatisch mögliche Überschneidungen zwischen Schichten, Einsätzen und Rollen. So wird sichergestellt, dass du zu einem bestimmten Zeitpunkt nur eine Aufgabe gleichzeitig ausübst. Konflikte durch parallele Schichteinteilungen werden verhindert – für eine zuverlässigere, fehlerärmere Einsatzplanung.
Nein, auch wenn das System grundsätzlich darauf ausgelegt ist, dass sich Personen eigenständig für Schichten bewerben oder Wünsche äußern, ist eine manuelle Zuweisung durch die Verwaltung jederzeit möglich.
Verantwortliche können Teammitglieder gezielt in Schichten einplanen – unabhängig davon, ob sie sich selbst gemeldet haben oder nicht.
Das ist besonders hilfreich bei kurzfristigem Personalbedarf, z. B. direkt vor Ort, wenn schnelle Reaktionen nötig sind oder Rollen spontan besetzt werden müssen. Auch Nachrücker:innen oder externe Kräfte lassen sich so unkompliziert integrieren.
Verantwortliche können Teammitglieder gezielt in Schichten einplanen – unabhängig davon, ob sie sich selbst gemeldet haben oder nicht.
Das ist besonders hilfreich bei kurzfristigem Personalbedarf, z. B. direkt vor Ort, wenn schnelle Reaktionen nötig sind oder Rollen spontan besetzt werden müssen. Auch Nachrücker:innen oder externe Kräfte lassen sich so unkompliziert integrieren.
Ja. Kurzfristige Änderungen wie Krankmeldungen oder Schichtwechsel erfasst du direkt im System. Verantwortliche können Schichten schnell neu vergeben oder Personen mit wenigen Klicks umplanen.
Klar. Du kannst deine Schichten in gängige Kalenderformate (z. B. iCal, Google Calendar) exportieren.
Für Verwaltungsdaten stehen verschiedene Exporte (z. B. Excel) zur Verfügung.
Für Verwaltungsdaten stehen verschiedene Exporte (z. B. Excel) zur Verfügung.
Bewerbungs- & Onboarding-Prozess
Für jede Rolle lässt sich individuell festlegen, welche Informationen oder Nachweise für eine erfolgreiche Bewerbung erforderlich sind – z. B. ein aktuelles Profilbild, Qualifikationsnachweise oder weitere Angaben.
Fehlende Informationen werden dir in deinem Konto klar angezeigt. Sobald du dich bewirbst, prüft das System automatisch, ob alles vorhanden ist. Falls nicht, siehst du auf der Übersichtsseite genau, was noch fehlt – und kannst es direkt nachreichen.
In der Verwaltung ist der Status jeder Bewerbung transparent nachvollziehbar. Verantwortliche sehen auf einen Blick, ob eine Bewerbung vollständig und geprüft ist oder ob noch Informationen fehlen bzw. freigegeben werden müssen.
Fehlende Informationen werden dir in deinem Konto klar angezeigt. Sobald du dich bewirbst, prüft das System automatisch, ob alles vorhanden ist. Falls nicht, siehst du auf der Übersichtsseite genau, was noch fehlt – und kannst es direkt nachreichen.
In der Verwaltung ist der Status jeder Bewerbung transparent nachvollziehbar. Verantwortliche sehen auf einen Blick, ob eine Bewerbung vollständig und geprüft ist oder ob noch Informationen fehlen bzw. freigegeben werden müssen.
Du wirst bei jeder Änderung deines Bewerbungsstatus automatisch per E-Mail benachrichtigt – inklusive Hinweisen, welche Informationen oder Dokumente ggf. noch fehlen und wie du sie nachreichst.
Das gilt auch für Nachweise: Sobald etwas hochgeladen oder freigegeben wurde, informiert dich das System automatisch über die nächsten Schritte.
Zusätzlich kann die Verwaltung allgemeine Ankündigungen veröffentlichen, die für alle im Crew Portal sichtbar sind.
Für individuelle Themen gibt es Direktnachrichten: So können persönliche Rückfragen, Einsatzdetails oder Hinweise gezielt an einzelne Teammitglieder gesendet werden.
Das gilt auch für Nachweise: Sobald etwas hochgeladen oder freigegeben wurde, informiert dich das System automatisch über die nächsten Schritte.
Zusätzlich kann die Verwaltung allgemeine Ankündigungen veröffentlichen, die für alle im Crew Portal sichtbar sind.
Für individuelle Themen gibt es Direktnachrichten: So können persönliche Rückfragen, Einsatzdetails oder Hinweise gezielt an einzelne Teammitglieder gesendet werden.
Aus Datenschutzgründen siehst du als Crew-Mitglied standardmäßig nur deine eigenen Daten und Schichten. Vollzugriff haben nur Mitglieder der Verwaltung.
Ja. Im Kernsystem kannst du Pflichtfelder, Qualifikationen und Nachweisanforderungen pro Rolle definieren.
Für noch spezifischere Anforderungen gibt es ein Add-on für individuelle Eingabefelder. Damit erstellst du maßgeschneiderte Formulare für deine Veranstaltung.
Für noch spezifischere Anforderungen gibt es ein Add-on für individuelle Eingabefelder. Damit erstellst du maßgeschneiderte Formulare für deine Veranstaltung.
Dokumentation
Weitere Informationen findest du in unserem Benutzerhandbuch
