مقدمة إلى قواعد البيانات

تعد قواعد البيانات إحدى الميزات الأساسية لـ Notion. وهي تساعدك على إدارة وتنظيم صفحات متعددة في مكان واحد. تعتبر قواعد بيانات Notion فريدة من نوعها للأسباب التالية:

• كل عنصر هو صفحته الخاصة: كل عنصر تدخله في قاعدة بياناتك هو صفحة Notion. افتح عنصر قاعدة بيانات لإضافة المزيد من المعلومات في شكل نص وصور وغيرها، كما تفعل مع أي صفحة أخرى في Notion!

• يمكنك تخصيص الخصائص: أضف خصائص لوضع سياق لأي عنصر في قاعدة البيانات وتسميته وعززه بأشياء مثل التواريخ والحالة والروابط. لمعرفة المزيد عن خصائص قواعد البيانات، اضغط هنا:

• يمكنك تصور بياناتك بطرق مختلفة: لا تقتصر بياناتك على جدول معين. نظّم قاعدة بياناتك كقائمة وتقويم ومخطط والمزيد— أياً كان ما يجعل المعلومات أكثر فائدة. اعرف المزيد عن طرق العرض وعوامل التصفية وعوامل الفرز هنا →

• يمكنك عرض مجموعات متعددة من البيانات في قاعدة بيانات واحدة. على سبيل المثال:

  • يمكنك إنشاء قاعدة بيانات إدارة علاقات العملاء الشاملة حيث تتم إدارة المعلومات المتعلقة بجهات الاتصال والشركات والصفقات في قاعدة تابيانات ذاتها، بينما يتم التعامل معها أيضاً كمصادر منفصلة للبيانات.

  • ربما يدير فريقك حالياً المشاريع والمهام في قاعدة بيانات واحدة، والأهداف والنتائج الرئيسية في قاعدة بيانات أخرى. يمكنك ربط قاعدة بيانات الأهداف والنتائج الرئيسية في قاعدة بيانات مشاريعك ومهامك، وجلب كل هذه البيانات في مكان واحد حتى تتمكن من رؤية كل تقدم فريقك جنباً إلى جنب دون الانتقال من جزء من مساحة العمل الخاصة بك إلى آخر.

لإنشاء قاعدة بيانات في Notion، أنشئ صفحة جديدة وتحت البدء مع، حدد جدول. يمكنك أيضاً فتح صفحة حالية واستخدام أمر الشرطة المائلة/database.

عند إنشاء قاعدة بيانات، يمكنك البدء من الصفر أو سحب البيانات من مكان آخر من مساحة العمل. إذا كنت ترغب في إنشاء قاعدة بيانات تكون نسخة مختلفة من قاعدة بيانات أخرى موجودة في مساحة العمل، فنقترح تحديد مصدر بيانات موجود. ابحث عن قاعدة بيانات موجودة ثم اختر القاعدة التي ترغب في استخدامها.

هل تحتاج إلى الإلهام أو المساعدة في البدء؟ سيمنحك إنشاء قاعدة بيانات جديدة أيضاً خيار الإنشاء باستخدام الذكاء الاصطناعي وإعطاء Notion AI تلميح لاستخدامها لإنشاء قاعدة بيانات لك. ستتمكن أيضاً من الاختيار من نموذج مقترح .

دعنا نستعرض بعض الخطوات الأولى التي يمكنك اتخاذها لإعداد قاعدة بيانات جديدة.

1. إنشاء صفحة قاعدة بيانات جديدة: انقر على صفحة جديدة لإضافة صفحة جديدة إلى قاعدة بياناتك. على سبيل المثال، إذا كانت قاعدة بياناتك عبارة عن متتبع مهام، فقد تكون صفحتك الأولى هي المهمة الأولى التي تريد تتبعها.

2. إضافة خاصية: امنح خصائص لقاعدة بياناتك حتى يكون لديك المزيد من الخيارات حول كيفية تنظيم كل صفحة. قد تتضمن قاعدة بيانات تتبع المهام خاصية الحالة وخصائص تاريخ الاستحقاق.

3. إضافة طريقة عرض جديدة: تتيح لك طرق العرض تنظيم المعلومات في قاعدة بياناتك بطرق مختلفة. بشكل افتراضي، سيتم عرض قاعدة بياناتك بطريقة عرض الجدول، ولكن يمكنك إضافة أي عدد تريده من طرق العرض.

   • يمكنك أيضاً استخدام طرق العرض لعرض مصادر البيانات من جميع أنحاء مساحة العمل في قاعدة البيانات ذاتها. أضف طريقة عرض مرتبطة لمصدر بيانات آخر، أو حتى طريقة عرض تم إنشاؤها باستخدام مصدر بيانات جديد.

4. تحرير طريقة العرض الخاصة بك: لكل طريقة عرض، يمكنك تحرير اسمها وتخطيطها والخصائص التي يتم عرضها أو إخفاؤها فيها، والمزيد. يمكنك أيضاً تصفية العناصر في قاعدة البيانات الخاصة بك وفرزها وتجميعها. على سبيل المثال، قد ترغب في رؤية طالب مهمة في طريقة عرض واحدة ولكن ليس في طريقة عرض أخرى.

• تظهر قواعد البيانات بصفحة كاملة مثل أي صفحة أخرى في الشريط الجانبي.

• يمكنك قفل قاعدة بيانات صفحة كاملة بحيث لا يتمكن الأشخاص الآخرون من تغيير الخصائص وخيارات القيمة عن طريق تحديد ••• في الجزء العلوي من → قاعدة البيانات قفل قاعدةالبيانات.

• لتحويل قاعدة بيانات صفحة كاملة إلى قاعدة بيانات مضمنة، اسحب قاعدة البيانات إلى صفحة أخرى في الشريط الجانبي، مما سيحولها إلى صفحة فرعية. ثم انتقل إلى الصفحة، وحدِّد ⋮⋮ → تحويل إلى مضمنة.

• يتم إخفاء عناصر التحكم والقوائم لقاعدة البيانات المضمنة حتى تقوم بتمرير مؤشر الماوس فوقها.

• يمكنك توسيع قاعدة بيانات مضمنة إلى قاعدة بيانات صفحة كاملة عن طريق تحديد ⤡ في الأعلى.

• يمكنك تحويل قاعدة بيانات مضمنة إلى قاعدة بيانات صفحة كاملة بالنقر فوق ⋮⋮ وسحبها إلى الشريط الجانبي كصفحة من المستوى الأعلى.

• يمكنك حذف الرابطأو تكرارهأو نقله أو نسخه إلى قاعدة البيانات المضمنة عن طريق تحديد ⋮⋮، والذي سيظهر عند تمرير مؤشر الماوس إلى الجانب.

• في الشريط الجانبي، ستظهر قاعدة البيانات المضمنة كصفحة فرعية للصفحة التي توجد فيها.

يمكنك عمل نسخة من قاعدة بيانات.

بالنسبة لقواعد البيانات المضمنة:

1. مرِّر مؤشر الماوس فوق قاعدة البيانات، ثم حدِّد ⋮⋮.

2. حدِّد تكرار. يمكنك اختيار تكرار مع المحتوى أو، إذا كنت ترغب في استخدام إعداد قاعدة البيانات نفسه لتنظيم صفحات أخرى، تكرار بدون محتوى.

للصفحات الكاملة:

1. انقر على الزر ••• في أعلى اليمين.

2. حدِّد تكرار. يمكنك اختيار تكرار مع المحتوى أو، إذا كنت ترغب في استخدام إعداد قاعدة البيانات نفسه لتنظيم صفحات أخرى، تكرار بدون محتوى.

كل عنصر في قاعدة بياناتك، سواء كان صفاً في جدول أو بطاقة على لوحة أو تقويم، هو صفحة Notion خاصة به يمكنك بناؤها وتنسيقها وتضمين محتوى فيها مثل أي صفحة أخرى.

لإضافة عناصر قاعدة البيانات:

• لجميع قواعد البيانات: انقر على الزر الأزرق جديد في أعلى اليمين.

• للجدولأو القائمة أو اللوحة: انقر على + جديد في الأسفل لإضافة عنصر جديد.

• للتقويم: انقر على أيقونة + التي تظهر عند تمرير مؤشر الماوس فوق أي يوم. هذا سينشئ حدثاً جديداً في ذلك اليوم.

• للمعرض: انقر على الزر + جديد في البطاقة الفارغة أسفل المعرض لإضافة إطار صورة جديد مباشرةً.

لفتح عناصر قاعدة البيانات كصفحات:

• في الجداول، مرِّر مؤشر الماوس فوق العمود الأول وانقر على زر فتح الذي يظهر لك.

• في القوائم، ما عليك سوى النقر على عنوان العنصر.

• في الكُتلوالتقويماتوالمعارض، انقر في أي مكان على البطاقة.

• ستُفتح الصفحات دائماً في وضع المعاينة السريعة. انقر ⤡ أعلى اليسار لعرض المحتوى في وضع الصفحة الكاملة.

• في هذه الصفحة، سترى جميع خصائص قاعدة بياناتك في الأعلى. يمثل كل صف خاصية واحدة تضم اسماً ونوعاً وقيمة. انقر على القيمة المراد تحريرها.

  • انقر على ⋮⋮ التي تظهر على يسار كل خاصية عند التمرير من أجل: سحبها لأعلى أو لأسفل، أو تغيير اسم الخاصية، أو إعادة تسميتها، أو استنساخها أو حذفها .

• توجد أسفل الخصائص مساحة خالية في الصفحة، يمكنك من خلاله إضافة أي نوع من كتلة المحتوى، بما في ذلك الصفحات الفرعية أو قاعدة بيانات مضمنة.

• ونظراً لأن عناصر قاعدة البيانات عبارة عن صفحات، فإن أي نوع آخر من المحتوى الذي تسحبه إلى قاعدة بيانات (مثل الرموز النقطية أو عناصر المهام) سيتحول تلقائياً إلى صفحات.

انقر بالزر الأيمن على أحد العناصر لتكشف قائمة الإجراءات. وتشمل هذه الإجراءات ما يلي:

• الحذف: يحذف العنصر من قاعدة بياناتك.

• الاستنساخ: ينشئ نسخة طبق الأصل من العنصر.

• نسخ الرابط: ينسخ رابطاً مرجعياً لهذا العنصر المحدد إلى الحافظة.

• إعادة التسمية: يتيح لك إعادة تسمية الصفحة في صفك دون فتحها.

• الانتقال إلى: يتيح لك نقل الصف إلى مساحة عمل أو صفحة أخرى (حيث سيظهر كصفحة فرعية).

• تحرير الخاصية: يعرض قائمة تحتوي على جميع خصائص جدولك. انقر على الخيار الذي تريده ثم انقر على القيمة الجديدة له.

يمكن أن يتضمن القسم العلوي من أي صفحة في قاعدة بيانات Notion عدة أشياء:

1. توفر  الخصائص بيانات حول الصفحة التي تشاهدها، مثل مالك المشروع وتاريخ الاستحقاق والعلامات والمزيد.

2. التعليقات تُسجِّل المحادثات بينك وبين زملائك في الفريق. يمكنك استخدامها للإشارة إلى بعضكم البعض وطرح الأسئلة وتقديم الملاحظات والمزيد. 

3. تشير الروابط الخلفية إلى جميع الصفحات التي ترتبط بالصفحة الحالية حتى تتمكن من التنقل بينها بسهولة.

تماماً مثل باقي مميزات Notion، يمكنك تخصيص مظهر وطريقة عرض هذه الخصائص بما يناسبك. للوصول إلى هذه الخيارات:

1. انقر على ••• في الجزء العلوي الأيمن من أي صفحة Notion في قاعدة بيانات واختر تخصيص الصفحة.

بالنسبة إلى الخصائص، يمكنك استخدام هذه القائمة لاختيار حقول الخصائص التي تريد عرضها في الجزء العلوي من الصفحة، وكيفية ذلك. لكل منها، اختر من:

• إظهار دائماً: لن يتغير شيء، وستستمر في رؤية حقل الخاصية.

• إخفاء عندما يكون فارغاً:  سيختفي حقل الخاصية من أعلى صفحتك إذا لم يحتوي على قيمة.

• إخفاء دائماً: لن يظهر حقل الخاصية في الجزء العلوي من صفحتك.

يمكنك أيضاً الوصول إلى قائمة تخصيص الصفحة بالنقر على أيقونة ⋮⋮ بجوار أي خاصية في القائمة في الجزء العلوي من صفحة قاعدة البيانات. يمكن أيضاً النقر على أيقونة ⋮⋮ هذه وسحبها لأعلى أو لأسفل لإعادة ترتيب كيفية عرض الخصائص على صفحتك.

بالنسبة إلى الروابط الخلفية، يمكنك اختيار:

• موسّع: شاهد جميع الصفحات التي ترتبط بالصفحة الحالية معروضة بالكامل.

• إظهار في النافذة المنبثقة: في حالة عدم رغبتك في مشاهدة جميع الصفحات، يمكنك اختيار مشاهدة عدد الروابط الخلفية فقط. انقر لفتح نافذة منبثقة تعرض جميع الصفحات.

• إيقاف: إخفاء جميع الروابط الخلفية بالكامل.

بالنسبة إلى التعليقات، يمكنك اختيار عرضها:

• موسّعة:  عرض المحادثة الكاملة في الجزء العلوي من الصفحة.

• إيقاف: إخفاء التعليقات على الصفحة لعرض مُبسط.

عند استخدام قاعدة بيانات في مساحة عمل مشتركة، يحتوي Notion على ميزات لمنع التعديلات غير المقصودة التي قد تؤثر على زملاء الفريق الآخرين.

انقر على مشاركة في الجزء العلوي من قاعدة البيانات لرؤية مستويات أذونات جميع المستخدمين وإدارتها. تعرَّف على المزيد عن المشاركة والأذونات هنا ←

لا يتوفر مستوى الوصول "يستطيع تحرير المحتوى" إلا في صفحات قواعد البيانات، ويُمكِّن المستخدمين مما يلي:

• إنشاء الصفحات وتحريرها وحذفها داخل قاعدة البيانات.

• تحرير قيم الخصائص لتلك الصفحات.

المستخدمون الذين لديهم أذونات "يستطيع تحرير المحتوى" في قاعدة البيانات لن يتمكنون من:

• إضافة خصائص أو طرق عرض قاعدة البيانات أو تحريرها أو إزالتها.

• تغيير عوامل التصفية أو عوامل الفرز.

• قفل قاعدة البيانات أو إلغاء قفلها.

ابحث عن هذا الخيار في القائمة ••• في الجزء العلوي الأيمن من نافذة Notion. فعّل هذا الخيار لحماية قاعدة بياناتك من أي تعديل على الخصائص أو طرق العرض. وسيظل بإمكانه تحرير البيانات التي تحتوي عليها.

لاحظ أن أي شخص لديه حق الوصول إلى التحرير يمكنه تشغيل هذا القفل أو إيقاف تشغيله في أي وقت. يُعد هذا القفل مفيداً كإجراء حماية سريع ضد التعديلات غير المقصودة في قاعدة بيانات ترغب في أن يتمكن العديد من الأشخاص من تغيير هيكلها.