Onze diensten
Om je event zo goed mogelijk te organiseren, biedt Congrex een breed scala aan diensten aan. Je kunt zelf bepalen welke diensten je combineert of juist afzonderlijk afneemt. Wil je de volledige organisatie aan Congrex uitbesteden? Ook dat is mogelijk met een project op maat.
Samen stellen we een duidelijke briefing en planning op, en werken we toe naar een succesvol eindresultaat.
Hieronder vind je een globaal overzicht van onze meest voorkomende diensten. Heb je vragen of zoek je iets specifieks dat hier niet genoemd wordt? Neem dan gerust contact met ons op!
Project planning en management
De belangrijkste taak bij de organisatie van een congres, event of tentoonstelling is ervoor te zorgen dat alles zo vlot mogelijk verloopt. Onze projectmanagers zorgen voor een strakke planning en een passende budgettering. Alle beslissingen worden genomen op basis van jouw budget en wensen.
De projectmanagers sturen de werkzaamheden van derden aan en houden het gehele project nauwlettend in de gaten. Daarnaast adviseren zij je over belangrijke financiële keuzes, zodat je budget te allen tijde goed bewaakt blijft.
Ook tijdens het evenement zelf zijn de projectmanagers aanwezig om het proces soepel te laten verlopen. Zo kunnen zij direct reageren op onverwachte situaties en eventuele problemen snel oplossen.
Management van administratie
Het organiseren van een event kost niet alleen veel tijd, maar ook veel administratief werk. Je moet rekening houden met het aantal bezoekers, registraties van sprekers en standhouders, en hotelreserveringen. Voor het boeken van vluchten en hotels zijn daarnaast paspoorten en creditcardgegevens nodig.
Het aanvragen, verzamelen en verwerken van deze gegevens is voor ons team routinewerk. Alles wat vanaf het begin in gang wordt gezet, wordt nauwkeurig gedocumenteerd.
Om je te ontzorgen, bieden wij administratief management aan. Dit team zorgt ervoor dat alle documenten en processen tot in detail worden bijgehouden. Ook is het mogelijk om dit team te laten samenwerken met het financiële management, zodat je geen zorgen meer hebt over documentatie en je je volledig kunt richten op andere belangrijke zaken.
Management van financien
Het zal je niet ontgaan zijn dat bij de organisatie van een groot event veel financiële zaken geregeld moeten worden. Deze werkzaamheden worden vaak onderschat, wat kan leiden tot een wirwar van betalingen en financiële administratie.
Naast de kosten voor verhuur, catering en stands, moet je ook denken aan de salarissen van het personeel. Hoe groter het event, hoe meer personeel je nodig hebt.
Om te voorkomen dat dit over het hoofd wordt gezien, biedt Congrex je een team van financiële experts. Zij zorgen ervoor dat alle betalingen tot in de kleinste details worden uitgevoerd. Samen met de projectmanagers bewaken zij het budget, zodat je nooit voor onverwachte verrassingen komt te staan.
Design team
Het designteam is vanaf de conceptontwikkeling tot en met de uitvoering bij jouw project betrokken. Op basis van het thema en jouw wensen leveren zij een voorlopig ontwerp aan. In dit ontwerp is aandacht besteed aan de inrichting, het meubilair, de decoratie en het gewenste sfeerbeeld.
Zodra het voorlopige ontwerp is goedgekeurd, ontvang je het definitieve plan en ontwerp. Op basis hiervan worden diverse werkzaamheden uitbesteed aan het team. Denk hierbij aan het inzetten van standbouwers en het inkopen van producten door ervaren stylisten.
Met behulp van moodboards, eerdere inspiraties en ons eigen portfolio ontwikkelen we een event dat perfect aansluit bij jouw wensen. Samen streven we naar een fantastische sfeer die bezoekers direct zal inspireren.
Heb je een specifiek idee in gedachten? Congrex zorgt voor de realisatie!
