Privacy Policy

English

This Privacy Policy explains how Genius Code Plus Solution (“GeniusCode+”, “we”, “us” or “our”), SSM registration number 003612403-A, processes personal data in connection with our websites, learning portal, classes, competitions, student showcases, communications and certificate services (collectively, the “Services”).

1. Information we may collect

Depending on how you use the Services, we may collect:

• parent or guardian details, including name, email address, telephone number and communication preferences;
• student details, including name, age or date of birth, course, school or programme information, guardian relationship and learning needs;
• class information, including schedules, attendance, teacher notes, learning progress, projects, achievements and certificates;
• account information used to access the learning portal, including login identifiers and security records;
• registration, competition, payment and administrative records;
• identity information, such as a Malaysian identity card or passport number, when needed for registration, identity matching or certificate retrieval;
• communications sent through email, telephone, WhatsApp, Telegram, forms or customer support channels;
• photos, videos, project work, testimonials or profile information where the relevant permission has been obtained; and
• technical information such as IP address, device/browser details, security events and basic website usage information.

2. How we collect information

We may receive information directly from parents, guardians, students, teachers or authorised representatives; through registrations, forms, messages and use of the Services; from schools, event organisers or programme partners; and automatically through necessary website and security technologies.

3. Why we use personal data

We use personal data to respond to enquiries; arrange trials, classes and programmes; manage accounts, schedules, attendance and learning records; personalise instruction; communicate progress to authorised parents or guardians; administer competitions, submissions, awards and certificates; verify identity and prevent misuse; process payments and maintain business records; improve our programmes and safety; send marketing where permitted with an option to opt out; and meet legal, regulatory, safeguarding and dispute-resolution obligations.

Where information is required to enrol a student, issue a certificate or provide another requested service, not supplying it may prevent us from completing that service.

4. Children’s privacy and student showcases

Our Services are designed for children and families. We normally obtain personal data about a child from, or with the knowledge and permission of, a parent or legal guardian. We ask parents and guardians to provide accurate information and to supervise a child’s use of our Services where appropriate.

We publish a student’s name, project, photo, video, testimonial or showcase profile only where suitable permission has been obtained. Public student showcase pages are excluded from search-engine indexing by default. A parent or guardian may ask us to update or remove published student material by contacting us.

5. Certificate searches and identity numbers

The certificate service may use an identity card or passport number to match a person with certificate records. A value entered into the search form is used to perform that search and is not intentionally added by us to a separate search-history record. Identity information previously supplied for registration or certificate issuance may remain in the relevant protected administrative record for as long as reasonably necessary.

Please enter identity information only on the official certificate website and do not send it through public comments or social media.

6. When we disclose information

We do not sell personal data. We may disclose only the information reasonably necessary to authorised teachers, staff and contractors; technology, hosting, database, communication, video-class, form, storage, security and payment providers acting for us; schools, competition organisers or programme partners where required to deliver an activity; professional advisers; and authorities or other parties where required or permitted by law or necessary to protect safety and legal rights.

Providers used in delivering the Services may include Vercel, Supabase, Cloudflare, Google services, Zoom, WhatsApp and Telegram, depending on the activity. Their own privacy terms may apply when you use their platforms.

7. International processing

Some service providers may process or store information outside Malaysia. Where this occurs, we take reasonable steps to use reputable providers and require or rely on appropriate protections for the transferred information, consistent with applicable law.

8. Retention

We retain personal data only for as long as reasonably necessary for the purpose it was collected, to maintain accurate educational and business records, to verify issued certificates, or to satisfy legal and dispute-resolution requirements. Retention periods may differ by record type. When information is no longer required, we take reasonable steps to delete, anonymise or securely dispose of it.

9. Security

We use reasonable administrative, technical and organisational safeguards designed to prevent loss, misuse, unauthorised access, alteration or disclosure. Access is limited according to role and need. No online service can be guaranteed completely secure, so users should protect their passwords and notify us promptly of suspected misuse.

10. Your choices and rights

Subject to applicable law, you may ask whether we process your personal data; request access to or correction of it; withdraw consent; object to or limit certain processing; opt out of direct marketing; or request deletion where continued retention is not required. For a child, these requests should normally be made by the parent or legal guardian.

We may need to verify the requester’s identity and authority before acting. Some requests may be limited where records must be retained by law or are needed to protect another person’s rights.

11. Websites, external links and cookies

Our sites may use technologies necessary for security, login sessions and correct operation. External services and links—including social networks, messaging platforms, Google Forms and video-class services—operate under their own terms. We are not responsible for the privacy practices of unrelated third-party websites.

12. Updates to this policy

We may update this policy when our Services or legal obligations change. The current version will be published on this page with its effective date. We will provide additional notice when a change materially affects how we use personal data.

13. Contact us

Bahasa Malaysia

Dasar Privasi ini menerangkan cara Genius Code Plus Solution (“GeniusCode+”, “kami”), nombor pendaftaran SSM 003612403-A, memproses data peribadi berkaitan laman web, portal pembelajaran, kelas, pertandingan, paparan hasil pelajar, komunikasi dan perkhidmatan sijil kami (secara kolektif, “Perkhidmatan”).

1. Maklumat yang mungkin kami kumpulkan

Bergantung pada cara anda menggunakan Perkhidmatan, kami mungkin mengumpul butiran ibu bapa atau penjaga; butiran pelajar; jadual, kehadiran, kemajuan, projek, pencapaian dan sijil; maklumat akaun portal; rekod pendaftaran, pertandingan, pembayaran dan pentadbiran; nombor kad pengenalan atau pasport apabila diperlukan; komunikasi; foto, video, hasil projek, testimoni atau profil apabila kebenaran diperoleh; serta maklumat teknikal seperti alamat IP, peranti, pelayar dan peristiwa keselamatan.

2. Cara kami mengumpul maklumat

Kami mungkin menerima maklumat terus daripada ibu bapa, penjaga, pelajar, guru atau wakil yang diberi kuasa; melalui pendaftaran, borang, mesej dan penggunaan Perkhidmatan; daripada sekolah, penganjur acara atau rakan program; dan secara automatik melalui teknologi laman web dan keselamatan yang diperlukan.

3. Tujuan penggunaan data peribadi

Kami menggunakan data peribadi untuk menjawab pertanyaan; mengatur kelas percubaan, kelas dan program; mengurus akaun, jadual, kehadiran dan rekod pembelajaran; memperibadikan pengajaran; memaklumkan kemajuan kepada ibu bapa atau penjaga yang diberi kuasa; mengurus pertandingan, anugerah dan sijil; mengesahkan identiti dan mencegah penyalahgunaan; memproses bayaran dan menyimpan rekod perniagaan; menambah baik program dan keselamatan; menghantar pemasaran apabila dibenarkan dengan pilihan untuk berhenti menerima; dan memenuhi kewajipan undang-undang, kawal selia, perlindungan kanak-kanak dan penyelesaian pertikaian.

Jika maklumat diperlukan untuk mendaftarkan pelajar, mengeluarkan sijil atau menyediakan perkhidmatan yang diminta, kegagalan membekalkannya mungkin menghalang kami daripada melengkapkan perkhidmatan tersebut.

4. Privasi kanak-kanak dan paparan hasil pelajar

Perkhidmatan kami direka untuk kanak-kanak dan keluarga. Kami lazimnya memperoleh data peribadi kanak-kanak daripada, atau dengan pengetahuan dan kebenaran, ibu bapa atau penjaga sah. Kami hanya menerbitkan nama, projek, foto, video, testimoni atau profil pelajar apabila kebenaran yang sesuai telah diperoleh. Halaman paparan pelajar awam dikecualikan daripada pengindeksan enjin carian secara lalai. Ibu bapa atau penjaga boleh meminta bahan pelajar dikemas kini atau dibuang.

5. Carian sijil dan nombor pengenalan

Perkhidmatan sijil mungkin menggunakan nombor kad pengenalan atau pasport untuk memadankan seseorang dengan rekod sijil. Nilai yang dimasukkan ke dalam borang digunakan untuk carian tersebut dan tidak sengaja ditambah oleh kami kepada rekod sejarah carian berasingan. Maklumat pengenalan yang telah diberikan untuk pendaftaran atau pengeluaran sijil mungkin kekal dalam rekod pentadbiran yang dilindungi selama yang munasabah dan diperlukan.

Sila masukkan maklumat pengenalan hanya pada laman sijil rasmi dan jangan hantarkannya melalui komen awam atau media sosial.

6. Penzahiran maklumat

Kami tidak menjual data peribadi. Kami hanya boleh mendedahkan maklumat yang munasabah dan diperlukan kepada guru, kakitangan dan kontraktor yang diberi kuasa; penyedia teknologi dan sokongan yang bertindak untuk kami; sekolah, penganjur pertandingan atau rakan program apabila diperlukan; penasihat profesional; dan pihak berkuasa apabila diwajibkan atau dibenarkan oleh undang-undang atau bagi melindungi keselamatan dan hak undang-undang.

Penyedia yang digunakan mungkin termasuk Vercel, Supabase, Cloudflare, perkhidmatan Google, Zoom, WhatsApp dan Telegram, bergantung pada aktiviti. Terma privasi mereka sendiri mungkin terpakai apabila anda menggunakan platform tersebut.

7. Pemprosesan antarabangsa

Sesetengah penyedia perkhidmatan mungkin memproses atau menyimpan maklumat di luar Malaysia. Dalam keadaan ini, kami mengambil langkah munasabah untuk menggunakan penyedia yang bereputasi serta menghendaki atau bergantung pada perlindungan yang sesuai, selaras dengan undang-undang yang terpakai.

8. Penyimpanan

Kami menyimpan data peribadi hanya selama yang munasabah dan perlu bagi tujuan pengumpulannya, untuk mengekalkan rekod pendidikan dan perniagaan yang tepat, mengesahkan sijil, atau memenuhi keperluan undang-undang dan penyelesaian pertikaian. Apabila maklumat tidak lagi diperlukan, kami mengambil langkah munasabah untuk memadam, menganonimkan atau melupuskannya dengan selamat.

9. Keselamatan

Kami menggunakan langkah pentadbiran, teknikal dan organisasi yang munasabah bagi mencegah kehilangan, penyalahgunaan, akses tanpa kebenaran, pengubahan atau penzahiran. Akses dihadkan mengikut peranan dan keperluan. Tiada perkhidmatan dalam talian boleh dijamin selamat sepenuhnya; oleh itu pengguna hendaklah melindungi kata laluan dan memaklumkan kami dengan segera sekiranya mengesyaki penyalahgunaan.

10. Pilihan dan hak anda

Tertakluk kepada undang-undang yang terpakai, anda boleh bertanya sama ada kami memproses data peribadi anda; meminta akses atau pembetulan; menarik balik persetujuan; membantah atau mengehadkan pemprosesan tertentu; berhenti menerima pemasaran langsung; atau meminta pemadaman apabila penyimpanan berterusan tidak diperlukan. Bagi kanak-kanak, permintaan biasanya hendaklah dibuat oleh ibu bapa atau penjaga sah.

11. Laman web, pautan luar dan kuki

Laman kami mungkin menggunakan teknologi yang diperlukan untuk keselamatan, sesi log masuk dan operasi yang betul. Perkhidmatan dan pautan luar—termasuk rangkaian sosial, platform pemesejan, Google Forms dan perkhidmatan kelas video—beroperasi di bawah terma mereka sendiri.

12. Perubahan dasar

Kami mungkin mengemas kini dasar ini apabila Perkhidmatan atau kewajipan undang-undang berubah. Versi semasa akan diterbitkan pada halaman ini bersama tarikh kuat kuasa. Kami akan memberikan notis tambahan apabila perubahan memberi kesan penting terhadap cara kami menggunakan data peribadi.

13. Hubungi kami

Class Scheduling, Attendance, Payment & Refund Policy

This policy explains how regular GeniusCode+ class packages, scheduling, attendance, replacements and payments are handled. Any special programme terms agreed in writing will apply together with this policy.

1. Four-session class packages

• Class fees are charged as a package of four sessions.
• A package is not a calendar-month subscription. Its four sessions may be arranged on mutually agreed dates and times, subject to teacher availability.
• Each scheduled class uses one session from the package unless this policy states otherwise.

2. Scheduling and student rescheduling

• Parents or students should request a schedule change at least 12 hours before the scheduled class starts.
• When sufficient notice is given, a replacement time will be arranged subject to teacher availability.
• Requests made within 12 hours are normally not accepted, and the session will count as used.
• Genuine urgent circumstances may be considered individually. An exception is discretionary and is not guaranteed.

3. Late arrival and student no-show

• If a student arrives late, the teacher will continue with the class during the reserved time, and the class will still end at its originally scheduled time.
• If a student does not attend, the teacher will still make the reserved class time available. The session will count as used and will not normally be replaced.
• Where appropriate and reasonably possible, the teacher may provide a class recording, homework or learning materials to help the student catch up. Recordings are for the student's private learning and must not be shared.

4. Teacher rescheduling, cancellation or no-show

• Teachers will give at least 12 hours' notice of a schedule change where reasonably possible. Urgent circumstances may require shorter notice.
• If GeniusCode+ or the teacher reschedules or cancels a class, that session will not be deducted and a replacement time will be arranged.
• If the teacher does not attend and cannot be reached for the scheduled session, the session will not be deducted and a replacement session will be provided at no additional charge.

5. Payments and refunds

• Fees paid for a class package are non-refundable, including for change of mind, voluntary withdrawal, late arrival or a student no-show.
• Where GeniusCode+ cannot provide a paid session, our first remedy will normally be to arrange a reasonable replacement session.
• Nothing in this policy excludes or limits any consumer right or remedy that cannot be excluded under applicable Malaysian law.

6. Requests and exceptions

Please send scheduling requests as early as possible through the official GeniusCode+ communication channel. Approval depends on teacher availability and the circumstances. A previous exception does not create an entitlement to the same exception in the future.

7. Contact us

Polisi Penjadualan Kelas, Kehadiran, Bayaran & Bayaran Balik

Polisi ini menerangkan cara pakej kelas biasa GeniusCode+, penjadualan, kehadiran, kelas ganti dan bayaran diuruskan. Sebarang terma program khas yang dipersetujui secara bertulis akan terpakai bersama polisi ini.

1. Pakej kelas empat sesi

• Yuran kelas dikenakan sebagai satu pakej yang mengandungi empat sesi.
• Pakej ini bukan langganan mengikut bulan kalendar. Empat sesi boleh diatur pada tarikh dan masa yang dipersetujui bersama, tertakluk kepada ketersediaan guru.
• Setiap kelas yang dijadualkan menggunakan satu sesi daripada pakej kecuali dinyatakan sebaliknya dalam polisi ini.

2. Penjadualan dan perubahan jadual oleh pelajar

• Ibu bapa atau pelajar hendaklah meminta perubahan jadual sekurang-kurangnya 12 jam sebelum kelas bermula.
• Apabila notis yang mencukupi diberikan, masa ganti akan diatur tertakluk kepada ketersediaan guru.
• Permintaan dalam tempoh kurang daripada 12 jam biasanya tidak diterima dan sesi tersebut akan dikira telah digunakan.
• Keadaan mendesak yang benar-benar berlaku boleh dipertimbangkan secara individu. Pengecualian adalah atas budi bicara dan tidak dijamin.

3. Kelewatan dan ketidakhadiran pelajar

• Jika pelajar lewat, guru akan meneruskan kelas dalam waktu yang telah ditempah dan kelas tetap tamat pada masa asal.
• Jika pelajar tidak hadir, guru tetap menyediakan waktu kelas yang telah ditempah. Sesi itu dikira telah digunakan dan biasanya tidak akan diganti.
• Jika sesuai dan boleh dilaksanakan, guru boleh memberikan rakaman kelas, kerja rumah atau bahan pembelajaran untuk membantu pelajar mengejar pelajaran. Rakaman hanya untuk pembelajaran peribadi pelajar dan tidak boleh dikongsi.

4. Perubahan jadual, pembatalan atau ketidakhadiran guru

• Guru akan memberikan notis sekurang-kurangnya 12 jam jika perubahan jadual diperlukan dan keadaan mengizinkan. Keadaan mendesak mungkin memerlukan notis yang lebih singkat.
• Jika GeniusCode+ atau guru menukar jadual atau membatalkan kelas, sesi itu tidak akan ditolak dan masa ganti akan diatur.
• Jika guru tidak hadir dan tidak dapat dihubungi untuk sesi yang dijadualkan, sesi itu tidak akan ditolak dan satu sesi ganti akan diberikan tanpa bayaran tambahan.

5. Bayaran dan bayaran balik

• Yuran yang telah dibayar untuk pakej kelas tidak akan dikembalikan, termasuk kerana pertukaran fikiran, penarikan diri secara sukarela, kelewatan atau ketidakhadiran pelajar.
• Jika GeniusCode+ tidak dapat menyediakan sesi yang telah dibayar, penyelesaian pertama kami biasanya ialah mengatur sesi ganti yang munasabah.
• Tiada apa-apa dalam polisi ini mengecualikan atau mengehadkan hak atau remedi pengguna yang tidak boleh dikecualikan di bawah undang-undang Malaysia yang terpakai.

6. Permintaan dan pengecualian

Sila hantar permintaan penjadualan seawal mungkin melalui saluran komunikasi rasmi GeniusCode+. Kelulusan bergantung pada ketersediaan guru dan keadaan. Pengecualian yang pernah diberikan tidak menjamin pengecualian yang sama pada masa hadapan.

7. Hubungi kami