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Moderne Prozessdigitalisierung - Teil 2

Fri, 20 Oct 2023 00:00:00 +0000

Prozess-Digitalisierung: AI Services in unseren Geschäftsprozessen

Im letzten Blog Beitrag haben wir einen einen Workflow erstellt um Dateien von ePost in unsere SharePoint Ablage zu speichern. Leider gibt uns der ePost Service keine aussagekräftigen Namen für unsere Dateien. Das wollen wir in diesem Artikel verbesssern, in dem wir Azure AI Services verwenden.

Was sind Azure AI Services?

Azure AI Services bietet eine Palette von AI-Diensten, einschliesslich Textgenerierung, Bildverarbeitung und Übersetzung. Ein Vorteil ist die Nutzung von Microsofts vortrainierten Modellen, wodurch eigenes Training für einfache Aufgaben entfällt.

In unserem Beispiel werden wir den Document intelligence Service verwenden, da dieser vortrainierte Modelle zur erkennung von Informationen in Dokumenten enthält.

Integration in bestehenden Workflow

Vorbereitung

Um den Document intelligence Service nutzen zu können müssen wir diesen zuerst in Azure erstellen. Nach der Erstellung haben wir einen API Endpoint und API-Schlüssel um den Service nutzen zu können.

Zusätzlich nutzen wir die Adobe PDF Services API, um PDFs anzupassen. Da Azure Document Intelligence nur Daten bis 4 MB akzeptiert und einige ePost-PDFs grösser sind, beschränken wir uns auf die ersten zwei Seiten. Dies spart auch Azure-Kosten, da pro Seite abgerechnet wird.

Neuer Azure Logic App Workflow

Jetzt optimieren wir unseren Azure Logic App Workflow. Die Abbildung zeigt den aktualisierten Workflow: Teil A bleibt unverändert, während Teil B die AI integriert.

Schauen wir uns nun den Teil B genauer an.

Schritt	Typ	Beschreibung
1	HTTP Request	Dokumentinhalt via `/epost/v2/letters/{letter-id}/content` abrufen.
2	Conditional	Prüfung: Ist der Dateinname “Gescannter Brief”?
2F	Conditional - False	Aktionen wenn Dateinname nicht “Gescannter Brief” ist
2F.1	Conditional - False	Dokument in SharePoint mit Timestamp und Titel hochladen.
2T	Conditional - True	Aktionen wenn Dateinname “Gescannter Brief” ist
2T.1	Conditional - True	PDF auf 2 Seiten reduzieren
2T.2	Conditional - True	Datentyp des reduzierten PDF’s ändern
2T.3	Conditional - True	PDF mit Document intelligence analysieren lassen
2T.4	Conditional - True / For-each Schleife	Über Resultat der Document intelligence Analyse iterieren
2T.5	Conditional - True	Dokument in SharePoint mit Timestamp und Versendername hochladen.

Testlauf

Jetzt testen wir unseren neuen Workflow! Der Screenshot zeigt, dass alle Schritte erfolgreich durchgeführt wurden. Die For-each Document Schleife dauert nun drei Minuten statt 17 Sekunden, hauptsächlich wegen der AI-Analyse und des API-Ratelimits.

Resultat

Die Daten im Zielordner sind nun mit den Absendernamen betitelt (Namen zensiert, unerwünschte Werbung sichtbar). Der Screenshot zeigt auch einen Fehler: Der “UID”-Brief stammt vom Bundesamt für Statistik. Bei 24 Dokumenten gab es zwei falsche und zwei unzureichende Titel, was einer Fehlerquote von 17% entspricht. Dies ist für uns akzeptabel, wir können die fehlerhaften und unzureichenden Titel manuell korrigieren. Um eine bessere Quote zu erhalten, könnten wir ein eigenes Modell trainieren, benötigen jedoch mehr Daten.

Fazit

Durch die Integration von AI in unserem Azure Logic App Workflow haben wir die Dokumentenverwaltung deutlich optimiert. Die AI ermöglicht nicht nur eine intelligentere Benennung, sondern bietet auch Potenzial für die Erkennung von Rechnungstypen, Beträgen und visuellen Inhalten. Zudem erlaubt Azure die Möglichkeit, eigene Modelle zu trainieren, um spezifische Anforderungen zu erfüllen. Dies zeigt, wie vielfältig und anpassbar AI in der Digitalisierung ist.

Möchtest du das volle Potenzial von AI für dein Unternehmen nutzen? Starte jetzt einen Ideation Workshop mit uns und entdecke massgeschneiderte AI-Anwendungsfälle für dein Business! Kontaktiere uns oder vereinbare einen introduction call und setze den ersten Schritt in eine digitalisierte Zukunft.

Moderne Prozessdigitalisierung - Teil 1

Thu, 19 Oct 2023 00:00:00 +0000

Digitalisierung im Geschäftsalltag: Ein Leitfaden für Business Leader

In der heutigen, von Technologie durchdrungenen Welt ist die Digitalisierung von Geschäftsprozessen nicht mehr nur ein “Nice-to-have”, sondern ein Muss. In diesem Artikel zeige ich dir, wie du mit modernen Tools wie ePost und Azure Logic Apps deine Geschäftsprozesse optimieren kannst.

Warum Prozessdigitalisierung?

Der Fachkräftemangel ist eine wachsende Herausforderung. Hier kommt die Prozessdigitalisierung ins Spiel: Sie ermöglicht es Unternehmen, effizienter und wettbewerbsfähiger zu werden und den Mangel an qualifiziertem Personal zu kompensieren. Automatisierte Systeme, cloudbasierte Lösungen und innovative Algorithmen können Unternehmen dabei helfen, ihre Workflows zu optimieren.

Ein praktisches Beispiel: ePost Digitalisierung

Bei unscripted nutzen wir das ePost Angebot der Schweizerischen Post. Dieses System ermöglicht es uns, physische Briefe digitalisieren zu lassen. Aber wie viele SaaS-Lösungen hat auch ePost seine Grenzen. Das Hauptproblem? Datensilos.

Die Lösung: Integration mit Azure Logic Apps

Azure Logic Apps bietet eine No/Low-Code Plattform, die eine einfache Integration ermöglicht. Mit dieser Plattform können wir Daten aus ePost herunterladen und in unserer eigenen Datenablage speichern.

Umsetzung

Prozess dokumentieren

Um den Prozess zu digitalisieren identifizieren wir die zu integrierenden Services: ePost und SharePoint (unsere Datenablage). Zur Viusalisierung habe ich den Prozess aufgezeichnet.

Um den Prozess noch effizienter zu gestalten, laden wir nur die neuen Dokumente aus ePost herunter, wie im nachfolgenden Prozess abgebildet.

Prozess zur Implementierung

Wenn du die technische Details überspringen möchtest, kannst du zum nächsten Abschnitt weitergehen.

Um den Prozess in Azure Logic App abzubilden, nutzen wir die den Standard-Konnektor für SharePoint. Für ePost gibt es keinen Standard-Konnektor, hier müssen wir auf die API von ePost zugreifen.

In der öffentlich zugänglichen API Dokumentation der ePost (hier könnten sich einige SaaS Anbieter ein Beispiel nehmen) finden wir die benötigten API Endpoints /epost/v2/letters und /epost/v2/letters/{letter-id}/content.

Nach neuen Dokumenten filtern

Wir filtern Dokumente nach Datum, um nur Neuzugänge herunterzuladen. Da die Azure Logic App keine Datenpersistenz hat, nutzen wir das Erstellungsdatum der neuesten Datei im Zielordner und setzen den Filter auf den folgenden Tag. Alternativen könnten wir auch Azure SQL, Blob Storage oder ein Textfile auf SharePoint hierfür verwenden.

Authentifizierung

Für die Authentifizierung in SharePoint nutzen wir den integrierten Azure Logic App Konnektor welcher OAuth verwendet. Ein spezifischer Benutzer mit eingeschränktem Zugriff wird empfohlen. Für die ePost API wird ein API-Schlüssel benötigt, den wir sicher in Azure Keyvault speichern. Die Authentifizierung für den Keyvault erfolgt über dessen Access Policies und die Managed Identity der Azure Logic App.

Azure Logic App Workflow

Jetzt können wir mit dem Azure Logic App Designer unseren Prozess digitalisieren! Wie dass aussieht siehst du in der nachfolgenden Abbildung.

Gehen wir die einzelnen Prozessschritte durch.

Schritt	Typ	Beschreibung
1	Trigger	Täglicher Start um 22:00.
2	KeyVault Aktion	API Key für ePost API auslesen.
3	Variabel initialisieren	`fromDate` auf 1970-01-01 setzen.
4	Variabel initialisieren	`toDate` definieren (API benötigt es trotz Redundanz).
5	SharePoint Aktion	Neueste Dateien im Verzeichnis abrufen.
6	Conditional	Prüfung: Ist die Dateiliste leer?
6T	Conditional - True	Bei leerer Liste: Keine Aktion.
6F	Conditional - False	Aktionen für nicht-leere Liste.
6F.1	Conditional - False	`fromDate` auf Tag nach neuester Datei setzen.
7	HTTP Request	Dokumentenliste via `/epost/v2/letters` abrufen.
8	Parse JSON	Antwort zu JSON konvertieren.
9	For-each Schleife	Durch Dokumentenliste iterieren.
9.1	HTTP Request	Dokumentinhalt via `/epost/v2/letters/{letter-id}/content` abrufen.
9.2	SharePoint Aktion	Dokument in SharePoint mit Timestamp und Titel hochladen.

Testlauf

Nach der Konfiguration des Workflows und der Authentifizierung können wir testen. Im Screenshot ist zu sehen wie jeder Schritt erfolgreich durchläuft und die For-each Schleife 24-mal durchgeführt wird für 24 Dokumente.

Resultat

Am Ende unserer Implementierung haben wir einen Ordner voller heruntergeladener Dokumente, die ohne ePost-Login zugänglich sind.

Allerdings tragen alle Briefe den gleichen Titel: “Gescannter Brief”. Das macht die Identifizierung einzelner Dokumente schwierig, da wir jedes PDF öffnen müssen, um den Inhalt zu erkennen. Dies liegt an der Standardbenennung von ePost. Im nächsten Blog Post werden wir mithilfe von AI-Technologie eine Lösung für dieses Problem vorstellen.

Fazit

Die Digitalisierung von Geschäftsprozessen ist mehr als nur ein Trend; sie ist eine Notwendigkeit. Mit den richtigen Tools und einem klaren Verständnis der zugrunde liegenden Prozesse kannst auch du die Vorteile der Digitalisierung nutzen.

So einen Prozess zu implementieren muss nicht kostspielig sein und kann schnell umgesetzt werden. Hast du in deinem Unternehmen ähnliche Herausforderungen? Schreib mir eine Mail oder chatte mich an in Microsoft Teams.

Im zweiten Teil des Blogpost’s machen wir den Prozess “smart” in dem wir AI Services nutzen.

Aim for the Clouds - Thermic lifts you there!

Tue, 17 Oct 2023 00:00:00 +0000

Wenn Vögel hoch am Himmel kreisen, nutzen sie Thermik, warme Aufwinde, die ihnen helfen, höher und weiter zu fliegen, ohne viel Energie zu verbrauchen. Gleitschirmflieger verwenden diese Strömungen ebenfalls, um in der Luft zu schweben und weite Strecken zurückzulegen. Aber was haben diese natürlichen Phänomene mit der Cloud und deinem Unternehmen zu tun? Die Antwort liegt in einem einzigartigen Konzept namens Thermic, entwickelt von unscripted.

Die Inspiration hinter Thermic

Thermic leitet seinen Namen und sein Konzept von der Thermik aus der Natur ab. Ebenso wie diese Strömungen Vögeln und Gleitschirmfliegern helfen, in der Luft zu steigen und zu gleiten, unterstützt Thermic Unternehmen auf ihrer Cloud Journey. Thermic agiert als Auftrieb in der oft turbulenten Atmosphäre der digitalen Transformation und Cloud-Migration.

Wie Thermic deine Cloud Journey definiert

Jede Reise in die Cloud folgt einer strukturierten Roadmap. Thermic hat diesen Prozess in klare Phasen unterteilt, die den verschiedenen Etappen einer Flugreise entsprechen. In jeder dieser Phasen bietet Thermic spezialisierte Dienstleistungen an:

🏢 Am Boden - Fundament und Planung

Cloud & IT Strategie Entwicklung: Eine massgeschneiderte Strategie, die auf deine geschäftlichen Anforderungen und Ziele zugeschnitten ist.
Cloud Discovery Workshop: Analyse der bestehenden Umgebung und Definition einer möglichen Zielarchitektur
Cloud Landing Zone Architecture: Erstellung einer sicheren und effizienten Umgebung für deine Cloud-Implementierung.
Cloud Governance Workshop: Definition von Richtlinien und Best Practices für das Cloud-Management.
IT Provider Evaluation: Wir unterstützen bei der Auswahl eines geeigneten IT Provider für den Betrieb deiner Cloud Infrastruktur

🪂 In der Luft – Migration und Transformation

Cloud Architecture Lead: Planung der Cloud Architektur und sowie Sparring Partner für Cloud Engineers.
Cloud Engineering: Modernisierung von On-Premise Workloads in der Cloud und Automatisierung durch den Einsatz von Infrastructure-as-Code (IaC)
Cloud Migrationsunterstützung: Unterstützung und Durchführung der Cloud Migration.
Technisches Projekt Management: Koordination und Management des gesamten Migrationsprojekts, um einen kontinuierlichen Fortschritt sicherzustellen.
Integrationsprojekte/Schnittstellenmanagement: Integration von Cloud Services mit bestehender Software und Schnittstellenmanagement mit Cloud Services.
Low-Code/No-Code Entwicklung für einfache Business Applikationen: Erstellung von einfachen Business Applikationen mit Low-Code/No-Code Plattformen.

☁️ Zwischen den Wolken – Optimierung und Weiterentwicklung

Cloud Kostenoptimierung: Bewertung und Implementierung von Strategien zur Reduzierung der Cloud Kosten.
Workload Modernisierung (IaaS -> PaaS -> SaaS): Weiterentwicklung der Workloads zu Cloud native Workloads.
Cloud Security Audit: Sicherstellen, dass deine Cloud Umgebung sicher und konform ist.
IT Provider Management: Wir sind dein Sparring Partner in Verhandlungen mit deinem IT Provider um bessere Konditionen zu verhandeln, neue IT Provider zu evaluieren oder um deine business Anforderungen in technische Anforderungen zu übersetzen und die Umsetzung mit deinem IT Provider zu koordinieren.

Thermic arbeitet nicht nur in spezifischen Phasen, sondern agiert auch auf verschiedenen Ebenen deines Unternehmens. Sei es auf strategischer, taktischer oder technisch-operativer Ebene - Thermic bietet eine umfassende Unterstützung, um sicherzustellen, dass dein Übergang in die Cloud nahtlos und effektiv ist.

Bereit abzuheben?

Wenn du darüber nachdenkst, deine eigene Reise in die Cloud zu beginnen oder wenn du dich bereits mitten in diesem Prozess befindest, kann Thermic dein treuer Begleiter und Navigationshilfe sein. Es spielt keine Rolle, in welcher Phase du dich gerade befindest - ob am Boden, in der Luft oder schon zwischen den Wolken. Mit Thermic an deiner Seite kannst du sicher sein, dass du immer den richtigen Auftrieb hast, um höher und weiter zu fliegen.

Du kannst mich gerne direkt in Microsoft Teams anchatten/anrufen: https://link.unscripted.ch/teamschat_l
Oder schreib mir eine Mail

Hello World - Erster Post!

Mon, 07 Aug 2023 00:00:00 +0000

Hello World - Init

Willkommen auf dem unscripted Blog - hier bloggen wir (Loris und Azim) in Zukunft mit Beiträgen zum Gründeralltag, zu technischen Topics und unternehmerischen Herausforderungen.

Hier ein kurzer aktueller Status zu den aktuellen Themen:

Unternehmesgründung

Soweit alles erledigt - aktuell warten auf Handelsregister-Eintragung

“Geschäftsgang”

Fürs erste ein guter Anfang - wir sind neben dem ganzen Setup bereits an den ersten Kundenmandaten. Success Stories (hoffentlich…🙃) - folgen dann auch hier im Blog.

Website - unscripted

Die unscripted.ch Website steht mit einer ersten Version - sie basiert auf Bento, mit einem kleinen Hack, um Bento auch mit einer Custom Domain verwenden zu können (Blogbeitrag mit technischen Details dazu folgt noch…). Für Designelemente nutzen wir grösstenteils Figma.

Website - Thermic

Die Thermic Website ist im Aufbau mit Webflow. Thermic ist als “Vorhaben” (Venture) zu verstehen auf welches wir kurzfristig unseren Hauptfokus legen. Mit Thermic vermarkten wir unsere Cloud-Dienstleistungen und das Beratungsgeschäft. Aim for the Clouds - Thermic lifts you there.

Mehr zu Thermic, was es mit unscripted / Thermic auf sich hat und wieso wir direkt mit zwei Brands starten dann in einem nächsten Blogpost.

An alle die diesen ersten Blog-Eintrag als Newsletter erhalten und lesen - danke euch! Wir erachten euch als Supporter der erster Stunde und hoffen euch mit den Blogeinträgen auch ein wenig zu unterhalten 😉.

Azim

Photo by Scott Blake on Unsplash

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Mon, 01 Jan 0001 00:00:00 +0000

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