Ein optimierter Document Workflow beschleunigt Prozesse, reduziert Fehler und steigert die Effizienz. So gelangen Informationen sicher und schnell an den richtigen Ort.
Informationen sind nur dann nützlich, wenn Sie sicher darauf zugreifen können, wann immer Sie sie benötigen. Und genau darum geht es beim Dokumentenmanagement bzw. dem elektronischen Dokumentenmanagement (EDM). Es handelt sich dabei um Systeme und Verfahren, mit denen sich Dokumente möglichst schnell und effizient digital erfassen, speichern, verwalten, verfolgen und abrufen lassen.
Angesichts der täglich anfallenden Informationsmenge, die 2020* ein schwindelerregendes Ausmaß von etwa 2,5 Quintillionen Bytes pro Tag erreichte, und der Notwendigkeit, in einem hybriden Arbeitsumfeld auf Informationen zuzugreifen, war das Thema des Dokumentenmanagements noch nie so wichtig wie heute. Und das, obwohl es Dokumentenmanagement-Systeme schon seit vielen Jahren gibt.
Jeden Tag erstellen Unternehmen Verträge, Rechnungen, Angebote und andere Dokumente in digitaler und gedruckter Form, die für ihren Betrieb von entscheidender Bedeutung sind. Viele dieser Informationen können jedoch in Aktenschränken, abteilungsinternen „Datensilos“ oder einer persönlichen Ablage untergehen, sodass sie nur schwer zugänglich werden und ein großer Teil ihres potenziellen Wertes damit verloren geht.
* Studie „2020 Data Never Sleeps 8.0“ von Domo, Inc.
Effektive Dokumentenmanagement-Lösungen bieten Ihnen folgende Funktionen:
Als Teil des Dokumenten- und Druckmanagement-Portfolios von Sharp helfen unsere Workflow-Lösungen jedem Mitarbeitenden, seine Effizienz zu steigern, indem manuelle, sich wiederholende Aufgaben optimiert werden. Sie können damit Dokumente erfassen und einen Workflow starten, um die Dokumente direkt und sicher an die Person, Anwendung oder Geschäftsfunktion zu senden, die sie benötigt.
Geschäftsprozesse werden gestrafft, Fehler reduziert und ein schnellerer Zugriff auf Dokumente ermöglicht.
Aufgaben werden schneller erledigt, das Druckaufkommen wird reduziert und der Platzbedarf für die Papierarchivierung minimiert.
Erhöhen Sie Ihre Dokumentensicherheit damit nur befugte Mitarbeiter Zugang zu den entsprechenden Informationen haben.
Sie sorgen für eine hohe Kundenzufriedenheit durch schnelles Auffinden relevanter Informationen bei der Bearbeitung von Anfragen.
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