Poprzednie spotkania cyklu zazwyczaj dzieliły czas pomiędzy część teoretyczną i praktyczną. Wyjątkiem był ostatni odcinek, w całości poświęcony teorii na temat robotyzacji i automatyzacji w kontekście outsourcingu vs in-house. W dzisiejszym odcinku organizatorzy postanowili przywrócić balans, poświęcając całość spotkania praktyce.
Artykuł powstał na podstawie webinaru. Jeśli wolisz obejrzeć, niż czytać – kliknij.
Wprowadzenie – roboty RPA
Dla osób dołączających do spotkania po raz pierwszy prowadzący krótko przypomnieli, czym są roboty RPA oraz hiperautomatyzacja.
Roboty RPA zostały opisane jako oprogramowanie działające na komputerze tak jak człowiek, w celu obsługi zadanego procesu lub zadania.
Hiperautomatyzacja natomiast to szersze pojęcie rozwijające technologię RPA poprzez dołączanie kolejnych technologii, takich jak OCR czy sztuczna inteligencja (machine learning), nadając nowe możliwości. Kluczowe w hiperautomatyzacji jest to, że ogranicza ją tylko wyobraźnia. Automatyzacja procesów biznesowych w tym ujęciu zyskuje nowy wymiar i skalę
Zespół PIRXON, mając na koncie realizację setek projektów, miał okazję wdrożyć roboty praktycznie w każdym dziale, np. w księgowości (wprowadzanie faktur, wyciągów) czy logistyce/supply chain (potwierdzanie dostaw), zachęcając do szerokiego poszukiwania rozwiązań z zakresu hiperautomatyzacji.
Analiza procesów z Process Advisor
Centralnym punktem spotkania był powrót do narzędzia Microsoft Process Advisor, tym razem w większym wymiarze czasu, z prezentacją nowych funkcji. Narzędzie to jest częścią Power Automate w ramach platformy Microsoft Power Platform, która, jak zaznaczyli prowadzący, nie przestaje zadziwiać.
Wybór procesu do demonstracji był starannie przemyślany. Celem było pokazanie czegoś nietypowego, co jest trudne do robotyzacji w standardowy sposób. Nie był to więc typowy proces jak księgowanie faktur, przygotowywanie listy pracy czy onboarding pracownika, które często są wśród list dostawców technologii.
Wybór padł na uproszczony proces monitorowania konkurencji, a konkretnie porównywania cen produktów na stronach Ceneo i Allegro. Inspiracją był ostatni projekt zrealizowany na rynku e-commerce, który jest najszybciej rozwijającym się segmentem sprzedaży.
Choć proces ten może nie występować u wszystkich lub nie wymagać dużej częstotliwości realizacji, jego prezentacja miała przede wszystkim otwierać głowy na hiperautomatyzację i zachęcić do wyjścia poza powtarzalne schematy procesów. Chodziło również o pokazanie, jak maksymalnie wykorzystać możliwości narzędzi dostępnych w pakietach Microsoft 365, za które organizacje już płacą.
Celem analizy tego procesu przy użyciu Process Advisora było przeanalizowanie operacji, które w nim zachodzą, czyli identyfikacja tych operacji i zobaczenie, jak proces przepływa. Process discovery z użyciem tego narzędzia pozwala na uzyskanie pełnego obrazu nawet najbardziej nietypowych przepływów.
Podkreślono, że Process Advisor jest narzędziem uniwersalnym, które może być wykorzystane zarówno do Process Mining (analiza ogólna przepływu), jak i Task Mining (analiza szczegółowych kliknięć i operacji), w zależności od tego, jak szczegółowo zdefiniowane zostaną działania poddawane analizie. Narzędzie to, dostępne w bezpłatnym pakiecie Power Automate dla użytkowników Microsoft 365 oraz Windows 10, sprawia, że analizę procesów można rozpocząć praktycznie od zaraz.
Krok po kroku z Process Advisor
Webinar krok po kroku przeprowadził uczestników przez proces analizy, demonstrując wszystkie etapy od początku do końca. Całość miała charakter praktycznej demonstracji.
1. Uruchomienie i konfiguracja analizy
Pierwszym krokiem było zalogowanie się na platformę Microsoft Power Automate. Następnie przejście do sekcji Process Advisor, gdzie można rozpocząć analizę procesów.
2. Stworzenie Nowego Procesu
W narzędziu Process Advisor możliwe jest stworzenie całkowicie nowego procesu do analizy. W ramach demonstracji utworzono nowy proces, nadając mu nazwę „porównywanie cen”.
3. Udostępnienie dostępu
Narzędzie umożliwia nadanie dostępu do analizy innym współpracownikom. Można przydzielić im rolę współautora (uprawnionego do dodawania nagrań) lub współwłaściciela (mającego pełne uprawnienia, w tym do przeglądania analiz). Podczas webinaru dostęp do nowo utworzonego procesu udostępniono współprowadzącemu.
4. Zdefiniowanie nazw działań (aktywności)
Przed przystąpieniem do nagrywania procesu, należy zdefiniować nazwy działań lub aktywności, które mają zostać poddane analizie. Pokazano, jak utworzyć listę tych działań. Jak podkreślił prelegent, doświadczenie wskazuje, że poziom szczegółowości definiowanych działań zależy od celu analizy.
Jeśli proces jest dobrze znany i celem jest weryfikacja ścieżek przejścia oraz identyfikacja wyjątków w celu przygotowania do automatyzacji, definicje powinny być bardzo szczegółowe, co jest elementem Task Mining.
Jeżeli jednak chodzi o pierwszy, ogólny rzut oka na proces, gradacja może być szersza. Zaznaczono, że definicja szczegółowości jest pracą dla analityka biznesowego.
W przypadku demonstracji zdecydowano się na gradację dość szeroką, skupiającą się na ogólnych czynnościach, a nie pojedynczych kliknięciach. Zdefiniowano takie działania jak „pobranie zestawienia”, „wejście na stronę Allegro”, „pobranie danych Allegro”, „zapisanie Allegro”, „pobranie danych Ceneo”. Zwrócono uwagę na uniwersalność narzędzia Process Advisor, pozwalającego na rozpatrywanie procesu zarówno krok po kroku (Task Mining), jak i w ujęciu ogólnym (Process Mining).
5. Wykonanie i nagranie procesu
Po zdefiniowaniu działań przystąpiono do najważniejszego etapu – wykonania i nagrania procesu realizacji zadania przy użyciu rejestratora Power Automate Desktop. Rejestrator ten uruchamia się automatycznie z poziomu strony Microsoft Power Automate. Przed rozpoczęciem nagrania wskazano, że warto, dla późniejszego ułatwienia analizy, zrealizować proces bez żadnych zaburzeń, skupiając się wyłącznie na czynnościach związanych z procesem, unikając np. wchodzenia na prywatną pocztę.
Demonstracja polegała na:
- otwarciu pliku Excel zawierającego zestawienie cen,
- skopiowaniu nazwy produktu,
- przejściu do przeglądarki,
- wejściu na stronę Allegro,
- wyszukaniu produktu,
- posortowaniu wyników według ceny,
- zidentyfikowaniu odpowiedniej oferty (z uwzględnieniem specyfikacji technicznej, co wymaga „ludzkiej” weryfikacji),
- wejściu w ofertę w celu weryfikacji szczegółów,
- skopiowaniu ceny i linku do pliku Excel.
Zwrócono uwagę na różnicę między pracą człowieka a potencjalną logiką robota w procesie weryfikacji. Tę samą operację wykonano następnie na stronie Ceneo. Podkreślono, że był to uproszczony model procesu, a jego analiza, nawet z jednym nagraniem, pozwala zauważyć błędy lub niepotrzebne działania. Podczas nagrania rejestrator pokazuje za pomocą czerwonych elementów, które części interfejsu zostały zdiagnozowane, a samo nagranie obejmuje kliknięcia i zrzuty ekranu.
6. Oznakowanie (tagowanie) nagrania
Po zakończeniu nagrania, dane są wysyłane do chmury Microsoft i pojawiają się w Process Advisorze jako gotowe do oznakowania. Ten etap to kluczowa praca analityczna. Polega na przypisaniu zarejestrowanych czynności (kliknięć, wpisów, zrzutów ekranu) do zdefiniowanych wcześniej działań/aktywności.
Prelegent przeszedł przez zarejestrowane kroki, identyfikując, co dokładnie zostało wykonane (np. kliknięcie ikony Excela, wpisanie adresu w pasek przeglądarki, kliknięcie pola wyszukiwania) i przypisując te czynności do odpowiednich działań (np. „pobranie zestawienia”, „przejście na stronę Allegro”, „pobranie danych Allegro”).
Zaznaczono, że istnieje możliwość usunięcia zbędnych akcji z nagrania, które nie były związane z procesem. Podkreślono, że choć ta praca analityczna wymaga zaangażowania człowieka, alternatywne narzędzia do automatycznego zbierania logów systemowych często są czasochłonne i kosztowne we wdrożeniu, co czyni Process Advisora przystępną alternatywą.
7. Analiza Nagrania
Gdy nagranie zostanie oznakowane, jego status zmienia się na gotowe do analizy. Następnie uruchamia się proces analizy w Process Advisorze, który wymaga chwili na przetworzenie danych.
8. Wyświetlenie i interpretacja wyników analizy
Po zakończeniu analizy można wyświetlić wyniki. Process Advisor przedstawia szereg statystyk dotyczących przeanalizowanego procesu. Narzędzie wyświetla kluczowe informacje, takie jak liczba nagrań i wariantów procesu (w tym przypadku jedno nagranie to jeden wariant).
Pokazuje również czas trwania całego procesu oraz czas trwania poszczególnych aktywności. W demonstracji zauważono, że najwięcej czasu zajęło przeglądanie strony Allegro. Podkreślono, że większa liczba nagrań z różnych realizacji procesu zapewnia bardziej wiarygodne dane do analizy.
Jednym z najpotężniejszych elementów narzędzia jest graficzna reprezentacja przepływu procesu. Mapa procesu pokazuje, jak przebiegał i ile procent przejść nastąpiło daną ścieżką. W przypadku jednego nagrania mapa jest liniowa, ale przy wielu nagraniach pokazuje rozgałęzienia i warianty.
Nową funkcją, która, jak podkreślono, jest siłą tego narzędzia i nie była dostępna w poprzednich prezentacjach, są rekomendacje automatyzacji sugerowane przez narzędzie Microsoftu.
Process Advisor potrafi wskazać działania potencjalne do zautomatyzowania, np. sugerując użycie Excela online do pobierania lub zapisywania danych. Te rekomendacje stanowią bardzo konkretne wskazówki ułatwiające planowanie automatyzacji. Analiza ta pomaga zauważyć błędy i niepotrzebne lub błędnie wykonywane działania w procesie, co jest celem Process Mining i Task Mining.
Na podstawie wyświetlonych wyników analizy, możliwe jest zidentyfikowanie potencjalnych usprawnień w procesie oraz możliwości automatyzacji procesów. Od tego momentu możliwe jest przejście bezpośrednio do Power Automate w celu rozpoczęcia działań automatyzacyjnych.
Podsumowanie i dalsze kroki
Webinar zakończył się podsumowaniem, w którym po raz kolejny podkreślono wartość Process Advisora jako narzędzia, które warto wdrażać. Zespół PIRXON zachęcił uczestników do skorzystania z bezpłatnej sesji analizy procesu ze swoimi konsultantami.
Taka dwugodzinna sesja ma na celu wspólną analizę jednego, faktycznie funkcjonującego procesu w firmie, przekazując jednocześnie umiejętności korzystania z narzędzia. Podkreślono, że im więcej nagrań procesu się zbierze, tym bardziej wiarygodne dane i głębsza analiza są możliwe.
Webinar skutecznie zaprezentował, jak narzędzie Microsoft Process Advisor może być wykorzystane do praktycznej analizy procesów, otwierając drzwi do identyfikacji nieefektywności i możliwości hiperautomatyzacji, nawet w nietypowych procesach, korzystając z narzędzi dostępnych już w standardowych pakietach oprogramowania. Skupienie się wyłącznie na praktyce pozwoliło na dogłębne omówienie wszystkich kluczowych etapów pracy z Process Advisorem.
