工作了三年，每次用的公用机都感觉陷入了一个效率黑洞，堆满各种临时文件的桌面，经常爆满的C盘，各种混乱电脑文件，和打断工作的广告弹窗。
有时花上一些时间整理，但过段时间经过众人使用，又恢复往常。我遇到过太多次同事随手存的文件，一转眼就找不到，然后又反反复复。然后我才明白
真正的导致低效的，正是那些你日常不以为然的工作习惯
写这篇文章的初衷，希望文中的这些方法，能够帮助你，在日常的工作中提高效率，有更多的时间用于自我成长。为了方便大家，写完教程后花了两周时间，录制成了十分钟的视频教程
所有视频中安利的文件及软件均已整合到福利包
01、专注工作环境构建
无论你是在工作还是学习，能否集中注意力是影响 工作/学习效率的很重要因素，而国内的大多软件都存在太多的广告弹窗影响工作时的专注。
构建专注的电脑环境
有时可能正在工作，一个炸眼的新闻弹窗出来后不小心点开看了一眼，不知不觉半小时过去了而工作一点都没做，在我的认知里 专注 是 工作高效很重要的一部分。
不同的软件的干扰信息泛滥程度也是不一样的
上图对比国内 360 与 chrome浏览器，相比两者的界面，当你想做一件事时，左侧的浏览器的干扰信息更容易将你的注意力夺走，在电脑工作环境上，主要原则为减少多余干扰信息，夺回注意力自主权
专注是你最重要的认知资源，正是这些不断的环境噪音在打断你工作时的专注力。
选用 干扰更少产品设计更简洁的软件让你能专注于当下的工作，不要因为习惯了某些产品，就允许他们一次次对你的注意力资源进行掠夺。
以上常用软件的口碑都较为不错，如果你有值得安利的软件也欢迎留言推荐。
在有些情况下，同类国产软件的国际版可能更纯净，可以尝试切换。
广告屏蔽方法
推荐使用一些弹窗屏蔽软件，可有效消灭弹窗，推荐启用火绒的弹窗拦截，或者其它类似弹窗屏蔽 软件。
图为火绒弹窗拦截
减少从第三方下载软件，尽量从官方渠道下载软件，使用正版
（盗版软件的危害可以参考 破解版 lumion 8、9出现的格盘病毒）
辛苦收集工作好几年的文件，一个病毒全没了，怕不怕？
如果你的工作流程没有特别依赖 Windows 的软件环境，在使用了三年的mac 后，我的体会是 换一个Mac 能提高你的很多工作效率
02、清晰高效的桌面
文件或者桌面的整理始终应该以 好用 为目的，保持日常好一些的使用习惯，适时进行一些文件整理而不要把精力都用在整理上
据说有人的桌面，是如下这样的
回想一下你的工作状态，你有过以下的经历吗？
- 堆满了各种软件图标，但很多图标其实从来没有打开过
- 有各种工作时候随手存到桌面的临时文件
- 经常另存文件到桌面的时候，找不到刚刚另存的文件？
建议
桌面文件分区排放，按项目或者类别进行排放文件，对桌面空间进行分区，分为 临时 – 当前 – 永久等
或者可以用你喜欢的方式对文件进行分区排放，图源水印
删除所有软件图标（或保留常用软件图标），仅保留回收站和我的电脑，甚至连 我的电脑 都可以删掉（可用快捷键windows + E）
也可以在桌面新建一个 可删除 文件夹，临时文件可以存放到这里，定期进行删除避免误删
利用系统的快速访问位置 ，提高软件 / 文件夹打开效率
在任务栏的图标可通过 win 键 + 数字1、2、3、4 快速打开任务栏相应位置软件，可以把最常用的软件固定到这些位置
如果可以，增设一个电脑显示器
桌面文件安全
有时，可能会因为电脑故障或者蓝屏导致需要重装系统，这时候就有很大几率导致桌面文件丢失，以下两个建议
第一点、修改桌面的保存位置到系统盘之外
在C盘 > 用户 > administrator(或者用户名) 下可以找到桌面修改位置属性
第二点、桌面文件夹使用快捷方式发送到桌面
样操作可以不用担心误删重要文件文件，也不会因为桌面文件夹过多而占用比较多的空间，项目文件也可以在本地硬盘归档，桌面快速访问。
03、清晰明了的文件命名体系
我想应该有许多人有这样的感觉，有时候文件随手磁盘一放，又不知道放到哪去了要用的时候又经常找不到。在我看来，文件管理主要问题在于存储随意，搜索困难，无数据备份文件导致文件丢失
- 结构清晰的目的是在于构建有逻辑的文件存放结构，方便后期查找调用
- 可检索意味着命名的规范和体系
- 备份更新更多是为数据安全考虑，如果一份资料足够重要，你就不会只保存一份
文件存储建议
- 文件存储文件夹层级最多不超过三个层级
- 有一个合理的文件命名体系方便检索和后期调用
- 设置一个资料整理的临时文件夹，未整理或不知道分类文件可临时存放
文件命名排序
首先先了解系统中对各种字符在排序时候的优先级
可以发现系统文件名字符优先级为 符号 > 数字 > 字母
同名文件夹会按照数字大小排序
根据这样的规律 结合个人习惯建议对文件系统采用类似以下的命名规则
以下是扩展的建议
1、用类别或者字母进行文件类别标识，比如M（Model）代表模型，D(Draw)代表图纸等等
2、利用数字编码固定顺序 比如两位数字编码
3、 项目文件建议根据项目类型增加一个项目类型标识，可以是类别或者系统的字母编号都可以，比如示范区 为示范区或SFQ等等，方便后期检索同类型项目
4、文件添加日期方便后期查阅或定期清理时判断
5、如果可以，修改文件夹图标增强识别度
6、置顶的文件夹 用特殊符号开头命名 如 ～使用须知 这样的命名
这样命名后，你可能会有类似这样的一个文件体系
以上是针对文件命名的一个大体规则
团队项目文件管理
曾经收到过一个小伙伴某公司内部项目整理的文件夹分类规则，逻辑和内容非常清楚，非常适合进行团队的文件管理
团队文件有必要每轮次都进行一次资料汇总和备份
按以上图片规则，已为大家整理好了模板文件夹包含在福利包中
3、文件检索
通过文件系统的合理命名，可以方便检索，另外原生的windows 检索较慢，推荐使用everything 或者listary实现对全盘文件的快速检索，搜索结果秒出
- listary 更是对中文检索做了优化
listary 这个软件属于效率利器，本文最后一个部分将做介绍
结合命名方法和快速检索的小工具，应该不存在找不到文件的情况了。
文件备份
个人文件备份
如果一份文件对你很重要，那么你就不会只留一个备份，另外硬盘也有存在损坏或被格式化的可能，所以多一份备份等于多一份保险。
购买一个移动硬盘，或者使用云盘空间，用日程或者提醒软件设置一个周期的提醒（一个月、三个月…)进行定期的文件备份，防止因硬盘或电脑损坏而导致好几年的工作成果丢失，或者因一些病毒导致所有成果丢失
图源微博@sketchUp吧
比如对你惦念不忘的lumion 病毒
对于团队
其实对于团队文件，如果能有个NAS进行统一管理和备份应该是比较高效的，所有人养成在日常完成工作后，将文件更新到团队NAS中，可以方便远程查阅，后期也不会因为员工的流动而找不到文件。
但本人对于NAS等系统不太熟悉，这里只做一个建议
04、 效率工具推荐
软件主要分为三类
- 第一类、快速查找系统资源、日常辅助Alfred（Mac）、Listary 、Wox、everything
- 第二类、系统窗口简化合并Window Tabs Clover
- 第三类、对系统文件实现快速预览seer
Alfred – Mac下必备的效率神器
PS：付费软件，终身授权大概300元左右
Alfred 可以实现，对本地文件的快速检索（但感觉mac 自带系统检索已经很强了）
本地软件的快速调用
扩展workflow 工具增强可以进行快速查词等功能
快速调用搜索引擎进行搜索
以下为搜索调用设置教程
在你用网站搜索内容时，实际上是用向服务器发送数据，然后启用搜索内容的程序，Alfred 模拟的就是这个发送数据的过程，在你想要关键词快速检索的网站，搜索内容如下图
复制链接，将https://www.zhihu.com/search?type=content&q=*妹岛* 中你搜索的关键词部分替换为{query}
下文windows 的listary 也是这样修改搜索链接
打开Alfred 的设置 添加一个自定义搜索
设置好之后就可以使用关键词快速调用啦
利用这个规则设置，如果你看过我 前一篇推送，可以利用这个软件进行一些高效的规则设定
https://www.google.com/search?q={query} “pan.baidu.com”
pan.baidu.com 为资料搜索关键词
另外Alfred 的扩展性也很强，可以通过安装workflow实现强大的功能扩展
比如通过有道翻译的workflow扩展实现快速查词
Listary windows 系统下的效率神器
像Alfred 的一些基础功能，通过Listary 可以在Windows 上实现，快速启用搜索引擎检索内容，查阅本地资料都是支持，另外比较令人惊喜的是，支持中文首字母缩写检索内容
吊打系统的全盘内容检索速度 搜索速度赛火箭
快速调用搜索引擎设置方式与Alfred 相同，不做赘述
wox 与 Everything
Wox 相对Listary 有更多的扩展功能，结合everything 也可以做到对本地文件的快速检索，但不支持中文首字母检索，其实也挺推荐，因为长期未使用，对这个软件相对不熟悉，但也是属于安利之一
Window Tabs 软件窗口多标签解决方案
Window Tabs 的核心功能就是实现窗口的聚合，让你有一种使用浏览器多标签的高效体验，不用再为同时打开多个窗口而找不到文件而烦恼，提高效率杠杠的。
Clover 为国内软件，但最近已经开始有广告了，因为一直使用火绒进行窗口拦截，一直没有发现有广告，体验还是不过，但功能相对Window tab 没有那么强大
因为Window Tabs 作者已不再提供软件的更新支持，也许未来的软件版本可能存在在新系统无法使用的可能，故推荐Clover 做一个备选（用火绒可拦截弹窗）
seer 仿 Mac 实现图片快速预览功能
- Seer 像mac 一样用空格就可以对文件快速预览
支持大多格式的文件预览（录屏电脑未安装AI及PS）
软件为英文，安装后可设置为中文
熟悉电脑快捷键可很大程度上提升使用效率，因篇幅所限，电脑快捷键类内容非常容易搜索，故这里不再浪费大家时间
福利包获取
文中提到的软件安装包、文件夹模板、效率工具等都为大家打包（Alfred 未打包，可以在Mac app store 下载 ），获取方式见评论区留言
题图：
来自 https://icons8.com/vector-creator/illustration/
评论0